一、电话沟通业务
在商务活动中，尽管沟通的方式多种多样，电话沟通仍然占据重要的地位，发挥较大的作用。电话沟通的流程一般为以下几步：
● 接听电话、主动报出自己单位名称、自己的姓名和职务；
● 询问对方单位名称、姓名和职务，寒暄问候；
● 进入正题、商量有关事宜；
● 礼貌道别、挂断电话。
（一）电话沟通常用表达方式
1.Good morning, I’d like to speak to Mr.Smith.
早上好，我找史密斯先生。
2.Hello, is that Mr.Smith?
您好，是史密斯先生吗？
3.Can I speak to Mr.Smith, please?
我能和史密斯先生通话吗？
4.Hello, this is Cathy Green calling from New York.
5.I’m sorry, I’ve got the wrong number.
对不起，我打错电话了。
6.Hello, this is Cathy Green speaking.
您好，我是凯西·格林。
7.Is Mr.Smith available, please?
请问史密斯先生在吗？
8.I’m afraid Mr.Smith is out on business.
史密斯先生恐怕出去办事了。
9.I’ll put you through to Mr.Smith.
我帮您接通史密斯先生。
10.Hold the line, please.
请别挂断电话。
11.Please connect me with Mr.Smith.
请帮我接通史密斯先生。
12.Could I have extension 298, please?
请给我接分机298。
13.Operator, we were cut off.Could you reconnect me, please?
接线员，电话断了。您能帮我重接吗?
14.Sorry, the line is busy./ The number is engaged.
对不起，电话占线。
15.I’m afraid his line’s engaged.Would you like to hold?
估计他正在接电话，您能等一会吗？
16.Could you hold on a minute? I’ll get him for you.
您能稍等一会儿吗？我去帮您叫他。
17.Mr.Smith is tied up at the moment.
史密斯先生现在很忙。
18.Could you give Mr.Smith a message, please?
您能给史密斯先生带个口信吗？
19.Would you like to leave a message?
您愿意留言吗？
20.Would you please ask Mr.Smith to phone me back?
您能转告史密斯先生给我回电话吗?
21.Could you tell Smith I’ll call back later?
您能转告史密斯先生我稍后再打给他吗？
22.Who’s speaking /calling, please?
请问，您是哪位？
23.And who would like to speak to her, please?
请问是哪位找她？
24.Thanks for calling.
感谢您的来电。
25.I am sorry I wasn’t in when you called.
对不起，您来电话的时候我不在。
（二）如何留言及记录电话留言
在日常的商务活动中，打电话时会遇到对方不在的情况，这时打电话的人就要留口信给接电话的人，而接电话的人就需要记录电话留言。
1.电话留言的七个主要步骤：
（1）告诉对方信息是留给谁的；
（2）告诉对方你是谁；
（3）说明来电的事由；
（5）要求回电；
（6）留下你的具体联系方式；
（7）告诉对方你何时有空，可以再联系。
2.电话留言的格式
电话留言（telephone message）包括五个部分：打电话者（from）、电话接收者（to）、日期（date）、时间（time）、留言内容（message），在留言的最后还要签上记录人的姓名（signature）。电话留言可以是手写便条的行式，也可以是填写留言簿的形式。电话留言簿大同小异，主要有以下两种格式：
3.电话留言的特点
电话留言最根本的特点就是内容言简意赅，信息准确。在记录电话留言信息时，行文要简明扼要、通俗易懂，将打电话人的意思清楚明白地表达出来即可。
二、商务接待
商务接待是指建立在商业谈判或者商业合作上的对外联系接待活动，是商务活动中的服务工作。商务接待的礼仪规格一般较高，主要接待活动包括会议接待（receiving attendees at a meeting）、展会接待（receiving visitors on exhibition）、商务参观、考察（receiving clients for business visits）、商务宴请（entertaining clients to dinner）、陪客户观光（showing clients around sights）、购物（accompanying clients in shopping）以及送别客户（saying farewell to clients）等方面。商务接待工作主要包括接待前的准备工作和接待中的服务工作两大部分。
（一）接待前的准备工作
在来访客户或合作伙伴（以下简称来宾）到访之前，接待单位要全面、认真做好接待前的准备工作。接待前的准备工作主要包括以下几部分：
1.了解清楚来宾的基本情况，包括所在单位、姓名、性别、职务、级别、一行人数，以及到达的日期和地点。
2.根据来宾的具体情况确定具体的接待规格，确定具体的接待人员。
3.根据来宾意图和实际情况，拟出接待日程安排方案。
4.根据来宾的身份和其他实际情况，安排住宿、接待用车、饮食等事项。
5.根据来宾的来访目的，做好后续接待活动安排。
（二）接待中的服务工作
商务接待中的服务工作主要包括商务宴请接待、商务会议接待、商务参观、考察接待、商务休闲娱乐接待和展会接待等内容。根据来访客户或合作伙伴的级别以及来访目的不同，接待中的服务工作的内容和流程也不一样。
1.商务宴请接待流程：
（1）确定宴请的人数、时间、地点、方式、标准，选择合适的酒店；
（2）与酒店确认宴会菜单，摆放席位卡，并核对确认；
（3）接待人员提前一小时到宴会厅，督促检查有关服务；
（4）接待人员主动引导来宾入席；
（5）严格按拟定的宴会菜单上菜、准确把握上菜节奏，不宜过快或过慢；
（6）宴会结束后引导来宾离席。
2.商务会议接待流程：
（1） 明确商务会议的基本情况，包括出席会议的主要人员的职位、姓名等基本信息；
（2）布置会场、安排好会议座次和座席卡；
（3）准备会议用品、调试会场设备；
（4）引导参会人员签到、领取参会代表证及会议资料；
（5）会议期间提供会务服务；
（6）会议结束后清理会议资料，打扫、关闭会议室。
3.商务参观、考察接待流程：
（1）确定参观、考察的时间、地点、人员级别以及考察路线；
（2）准备参观、考察所需的相关资料；
（3）安排好参观、考察行程中所需车辆；
（4）参观、考察期间做好随车接待、路线引导工作；
（5）参观、考察结束后送别考察人员。
4.商务休闲娱乐接待流程：
（1）征求来宾意见并根据来宾的喜爱和习惯安排休闲娱乐活动项目；
（2）确定休闲娱乐活动时间，安排活动场地；
（3）根据来宾兴趣灵活掌握休闲娱乐活动时间的长度；
（4）安排休闲娱乐活动行程中所需车辆；
（5）休闲娱乐活动期间做好随车接待、陪同工作；
（6）休闲娱乐活动结束后送别客户。
5.展会接待流程：
（1）展会前准备好参展所需物品；
（2）布置展台；
（3）开展前检查展品、确保设备状态良好；
（4）散发公司宣传材料、向客户介绍产品、赠送礼品；
（5）收集、整理客户资料；
（6）每日展示结束后要对展位进行规整，做好清洁工作。
三、商务接待中常用英语表达
（一）机场迎接、送别
1.Excuse me.Are you Mary Smith from Western Electronics?
打扰了，请问您是来自西方电子公司的玛丽·史密斯吗?
2.I’m Emily Green, from Sunshine Clothing Corporation.I’m here to meet you.
我是阳光服装公司的艾米丽·格林，我是来接您的。
3.We have talked to each other for several times over telephone.
我们通过几次电话。
4.How was your flight? Was it comfortable?
旅途飞行怎么样？还算舒适吗？
5.It was quite good, although it was very long.
相当不错，虽然旅途很长。
6.Did you have a nice trip?
旅途愉快吗？
7.Not really, I’m afraid.We were delayed taking off because of bad weather.
不太好。由于天气原因飞机起飞晚点了。
8.You must be tired after long trip.
长途旅行之后您一定很疲惫了。
9.Do you have all your luggage here? Let me help you with the suitcase.
您的行李都拿到了吗？我来帮您拿箱子吧。
10.Do you need to get back your baggage?
您需要把行李拿回来吗？
11.Shall we go straight to the hotel?
我们可以直接去宾馆吗？
12.Is there anything you would like to do before we go to the hotel?
在我们去宾馆之前，您还有什么要做的吗?
13.We have a car over there to take you to the hotel.
我们的车在那边，可以送您去宾馆。
14.There’s a shuttle bus we can take to the downtown.
我们可以乘机场班车到市中心。
15.I’m afraid I must be leaving soon.It’s very kind of you to see me off at the airport.
恐怕我马上就要走了。您能到机场为我送行，真是太好了。
16.What a pity you can’t stay for more days.
您不能在这儿多待几天，真遗憾。
17.It is a pity you are leaving so soon.
真遗憾您马上就要走了。(www.xing528.com)
18.Thank you very much for everything you have done for us during our stay in China.
非常感谢您在我们逗留期间为我们所做的一切。
19.Thank you for your warm reception and hospitality.
谢谢您的热情款待。
20.Thank you for your kind company during my stay here.
非常感谢您在我逗留期间热情的陪伴。
21.I’m deeply appreciated with your thoughtful arrangements.
我非常感谢您的周到安排。
22.Wish you a very pleasant journey home.
祝您回家旅途愉快。
23.Have a good journey!
旅途愉快！
24.I’m looking forward to seeing you again.
期待再见到您。
25.Take care.And don’t forget to keep in touch.
保重。别忘了保持联系。
（二）接待来访者
1.May I have your name Sir/Madam?
先生/女士，请问尊姓大名?
2.Could you tell me what company you are representing?
能告诉我您代表哪家公司吗?
3.Have you already made an appointment, sir?
先生，您有预约吗？
4.May I know what you would wish to see him about?
我可以知道您见他有什么事吗?
5.Would you show me your business card?
可以出示一下您的名片吗？
6.Would you please have a seat and wait for a few minutes?
您可以坐在这里等一会吗？
7.Please have a seat, and Mr.Smith will see you in few minutes.
请坐，史密斯先生马上见您。
8.Mr.Laurence is expecting you.I’ll tell him that you’re here.
劳伦斯先生正在等您。我告诉他您到了。
9.Would you come this way, please?
这边请。
10.Mr.White is occupied at the moment and wants to know if your business is urgent.
怀特先生现在很忙，他想知道您的事情是否紧急。
11.He may want to get in touch with you in the future.Would you leave your business card or your contact information?
以后他可能想和您联系。请留下您的名片或联系方式好吗?
12.I’m afraid Mr.Fisher couldn’t make it until this weekend.What about next week?
恐怕费希尔先生到本周末都没空。下周可以吗？
（三）安排商务活动日程
1.It’s just the matter of the schedule, that is, if it is convenient for you right now.
如果您方便的话，我想现在讨论一下日程安排的问题。
2.If he wants to make any changes, minor alternations can be made then.
如果他有什么意见的话，我们还可以稍加修改。
3.We’ll leave some evenings free, that is, if it is all right with you.
如果你们愿意的话，我们想留几个晚上供你们自由支配。
4.Here is a copy of itinerary we have worked out for you and your friends.Would you please have a look at it？
这是我们为您和您的朋友拟定的行程安排。能请您看一看吗?
5.I can see you have put a lot of time into it.
我想你在这上一定花了不少时间吧。
6.I wonder if it is possible to arrange shopping for us.
我想您能否为我们安排一点时间购物。
7.We are going to show you the town while you’re here.
您逗留期间我们带您到镇上转转。
8.Do you have any place in mind you wanted to go in our town?
在我们镇上，您有什么想去的地方吗?
9.What would you like to do this morning? There is nothing scheduled before lunch.
今天早上您有什么想做的吗？午饭之前没有活动安排。
10.Is there anything planned for tonight?
晚上有什么计划吗？
11.We’ll visit a school in the afternoon as you proposed.
根据您的建议，下午我们将参观一所学校。
12.As you have a tight schedule, I will not take up more of your time.
由于您的时间紧，我不会占用您太多时间的。
13.I’d like to show you some of the sights in our city.Do you have anything special in mind that you wish to see?
我想带你去看看我们城市的一些景点。你有什么特别想看的吗?
14.If you have no plans for Sunday, what about visiting the sights of the city?
如果周日您没有什么安排的话，去城里的景点参观一下可以吗？
15.I think we’d better arrange a one-day-tour of Shanghai, if you like.
如果您愿意的话，我想安排上海一日游。
（四）商务宴请
1.Would I invite you to dinner at a Chinese restaurant?
可以请您到中餐馆吃饭吗？
2.Would you prefer Chinese, French, or some other kind of food?
3.I’ll surely convey your regards and your invitation to him.
我一定向他转达您的问候和邀请。
4.I hope you like the seafood cuisine, because it’s what the restaurant specializes in.
海鲜是这家餐厅的特色菜，希望您喜欢。
5.We’d like to host a dinner in honor of the cooperation between Western Electronics and Sunshine Clothing Corporation.
为庆祝西方电子公司与阳光服饰公司的合作，我们准备了晚宴。
6.I’m happy to host this dinner party in honor of our friends.
我很高兴能为我们的朋友举办这个晚宴。
7.Distinguished/Honorable/Respected friends, on behalf of Sunshine Clothing Corporation, I wish to extend our warm welcome to the friends who have come to cooperate with us.
尊敬的朋友们：我谨代表阳光服饰公司，对各位前来合作的朋友表示热烈的欢迎!
8.On behalf of Western Electronics, I wish to express our heartfelt thanks to you for your gracious assistance.
我谨代表西方电子公司对您的大力协助表示衷心的感谢。
9.Please yourself at home./Please enjoy yourself./Help yourself please.
请随意。
10.At this point, I propose a toast: To the cooperation between Western Electronics and Sunshine Clothing Corporation, cheers!
在此，我提议：为西方电子与阳光服饰公司的合作，干杯!
11.I must thank you again for the wonderful dinner.
我必须再次感谢您丰盛的晚餐。
12.We are much honored to be invited to this magnificent dinner.
我们很荣幸受邀参加这个盛大的晚宴。
13.Thank you for your hospitality and your dinner.
谢谢你的款待和晚餐。
14.To the success of our business and to our further cooperation, Cheers！
为我们生意兴隆，进一步合作，干杯!
（五）展会接待
1.Welcome to our display.Please take your time.
欢迎光临我们的展示会，您慢慢看。
2.This is our showroom/booth.
这是我们的展示室/摊位。
3.Let me show you our stand.
我带您看看我们的展位。
4.Would you like a brochure?
你需要一本小册子吗?
5.This way, please.This is our showroom.
这边请。这是我们的展示室。
6.Shall we go to have a look at the other automobile hall?
7.Let me introduce you to Mr.Clinton, the sales manager of our company.
请允许我把您介绍给克林顿先生，我们公司的销售部经理。
8.It’s really an honor to meet you.I’ve heard a lot about you.
很荣幸认识您，我听说过很多关于您的事。
9.How should I address you?
我怎样称呼您？
10.What line of business are you in?
您是做哪一行的?
11.How do you feel like our product?
您觉得我们的产品怎么样?
12.What particular kind of products are you interested in?
您喜欢什么样的产品？
13.What about having a look at sample first?
先看一下样品怎么样？
14.How do you feel like the quality of our products?
您觉得我们产品质量怎么样？
15.This product is the result of our latest technology.
这个产品是我们最新的科技成果。
16.Let me show you how to operate it.
我来向您演示怎么操作。
17.This is the pricelist, but it serves as a guide line only.Is there anything you are particularly interested in?
这是价格表，但只起指导作用。有什么您特别感兴趣的吗?
18.You can rest assured with the quality of our products.
你可以对我们的产品质量放心。
19.What about placing a trial order?
试订货怎么样?
20.Please take this information/catalogue for your reference.
请带些资料/目录，供您参考。
21.These are all complimentary samples.You may have a look at any one of them.
这些都是免费的样品。你可以随意看看。
22.Thank you for visiting our booth.
感谢您参观我们的展位。
23.We hope you enjoyed the visit to our booth.
我们希望您能喜欢我们的展位。
24.This is my business card.Please keep in touch.
这是我的名片。请保持联系。
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