如何进行用户需求调研？

在明确了信息系统需求调研的具体内容后，如何进行信息系统的需求调研工作，笔者在学习有关著作教材的基础上，结合多年来开发施工企业实际项目的经验和体会，总结出信息系统需求调研的具体方式和方法，实际上是各类原始信息的收集过程，其方法大致有以下几种。

1.开会布置需求调研的具体任务

开会布置任务似乎不是直接的需求调研，但笔者认为开会布置任务的作用非常大，这样的会议时间不一定很长，重在领导参与，特别是企业的一把手要参与并主持会议。通常说信息系统项目是“一把手”工程，而一把手的作用之一是参与用户的需求调研。根据笔者的经验，一把手以及主管领导不参与，而将需求调研的任务委托给信息中心的主任或其他技术人员，需求调研的工作往往很难开展，难以做到“完全掌握”。

一把手主持会议标志这项工作的重要，所有的中层主要领导都要参加。一把手在会议上布置任务、强调其重要性和必要性、明确各个部门的负责人员甚至工作人员。会议后的具体调研工作将会一切顺利。

2.发放调查表

正式需求调研前，开发方要进行认真的准备，其中要准备的主要工作之一是设计调查表。可以按照信息系统的子系统设计调查表，也可以按照施工企业的组织机构设计调查表。调查表的内容可以是收集资料的清单、流程图、计算公式、标准化的报表等。调查表方式的优点是节省开发方的时间，对于用户来说，虽然答卷显得麻烦，但提供的信息更全面、更可靠、更准确。缺点是难以及时收回调查表，效率低下，甚至石沉大海；另外，不少用户表达自己的思想有困难，尤其是回答发挥式问题时，许多人不愿动笔。因此，需要具体设计哪些信息需要通过调查表收集，哪些信息通过其他方法收集。

例如，笔者于1999年前往某施工企业调查时设计的关于合同资料的调查表见表4-3。

表4-3　合同管理子系统用户需求调查表

3.座谈会

座谈会方式通过面对面交谈，有机会采用各种灵活的方式交换信息，主要有几个方面的优点：一是可以直接获得信息；二是对书面资料获得的信息进行验证；三是不同部门的人员坐在一起座谈，便于专业间的数据交叉分析和信息在不同部门间的共享。座谈应从上而下、从概括到细微，先由企业领导开始，然后经中层至下层管理人员，甚至还可以扩大到普通职工。这样不仅能了解战略信息需要，而且能了解具体任务的信息需要。这种方法的成功与否主要依赖信息分析员的提问水平。

进行面谈时要注意以下几点：(www.xing528.com)

（1）时间、地点、顺序要事先安排好，以保证有个安静的环境，不易被打断。

（2）最好准备一个座谈的提纲或问卷。要从系统目标出发，加上主观判断，规定调查的思路。在座谈开始时应该首先交代清楚座谈的目的和内容，然后作为一位聆听者而不是答辩者来开展具体的谈话。面谈时既要把握重点，又要注意提纲上未出现但可能很重要的信息。

（3）问题应该提得明确简洁，注意问题的提法和问题的提出顺序。

（4）要认真听，避免争论。

（5）建立友好的关系和气氛。

（6）应进行采访纪要整理，并经受访者确认签字。

4.查阅书面资料

在可能的情况下，对所有数据载体（即各类表格、记录、报告、手册等）以及岗位责任制、职责范围、规程手册、业务书籍等都要进行收集，弄清它们的来龙去脉、作用范围。这里要特别强调的是要阅读规程手册和与该企业业务有关的相关业务书籍，通过认真阅读，掌握该企业的基本业务术语和主要业务流程，以减少有关术语的歧义性，增加需求分析的准确度。

5.业务专题报告

对于某些需要信息系统重点支持的业务需求或比较复杂的业务需求，最好能请有关人员为信息系统调研人员作专题报告。专题报告由于经过报告人的认真准备，系统性、逻辑性、完整性、准确性都较强，是提高调研效率的一个好办法。

要注意的是，在采用上述各种信息收集方法收集到所需信息后，应该将其记录下来并进行简单的加工整理，作为系统分析报告的一部分，同时也可以作为下一步信息系统设计的基础。