采购流程优化降低企业成本

采购通常是企业为了进行正常生产、服务和运营，而向外界获得原材料和服务的行为，是企业产品增值过程的起点。基于此，采购流程作为企业业务流程的始端和重要组成部分，并不仅仅是从市场上购回所需的物料，而是一种“外部制造的管理”，也就是要把组织的生产能力和制造能力扩展到供应商身上，充分利用企业自身不具备的外部资源，从而帮助企业降低成本。

我们以制造型企业为例，制造型企业的采购是一项复杂的活动，它包括了从生产计划到制定物料清单、提出采购申请、发送并确认采购订单、验收入库、支付货款的整个过程，除了专门负责采购的采购部以外，还需要其他部门的介入与配合，这些部门不仅包括企业内部的技术部、生产制造部、品管部、财务部、发货部等，还包括企业外部的供应商。在这个过程中，不同阶段的任务要由不同部门的人员来完成，这些人员包括采购员、技术员、生产需求人员、品管员、财务员、仓管员等，有了这些人员共同的积极配合才能保证采购流程的顺利完成。

在传统的采购流程中，采购员与其他部门的工作人员在信息沟通方面存在滞后性，造成了采购过程在采购流程设计阶段的高成本，并由此造成存货积压和待料停产并存，响应顾客需求迟钝等问题，在某种程度上增加了企业的总成本。

为此，企业对采购流程进行优化设计就很重要，而且有助于降低采购成本。一般来说，企业采购流程包括八个步骤，在实际工作中，企业可以根据实际需要对这些步骤进行优化：

1.发现需求

这通常有两种方式：一种方式是企业内部由使用部门根据实际需要，规范地提出物料需求；另一种方式是采购部根据对以往采购经验的总结，预测采购需求，并交由物料使用部门确认。

2.可行性研究

在提出采购需求后，关于是否需要采购，以及采购预算等问题，企业内部要进行多方科学研究，以确认是否采纳采购需求的主张。

3.需求立项

企业经过可行性研究后，认为有必要进行物料采购，则要组建包括使用部门、技术部门、财务部门、决策部门、采购部门等的项目采购小组，推进采购工作。一般来说，项目采购小组的经办人通常是采购部工作人员。

4.确定采购标准

要采购的物料都有哪些，这些物料的规格要符合哪些相应的标准规定，对供应商的选择有哪些硬性和软性规定等，项目采购小组在该阶段要形成完整、可操作的采购标准。(www.xing528.com)

5.制定采购方案

确定采购标准后，项目采购小组要根据采购物流的特点，确定适当的采购方案，并据此与相应的供应商进行沟通。在采购方案中，企业要确定采用何种采购方式，如集中采购、分散采购、招标采购等。

6.选择供应商

采购人员一般会从大量供应商中去粗取精，确定一批重点供应商，并与这些重点供应商展开采购谈判。由于采购方不可能与所有供应商都去一一细谈，而是需要确定重点供应商作为谈判对象，因此，该阶段主要是确定采购谈判的对象。

7.采购谈判

采购人员确定重点供应商后，就要与这些供应商展开谈判了。采购人员努力进行一场对供需双方都有利的双赢谈判，并取得建设性成果，为下一步的签订合同打下基础。

8.签约履约

该阶段主要是签订采购合同，履行采购合同，确保采购工作按预期进度完成。

另外，在优化采购流程方面，随着互联网时代的到来，企业的采购工作越来越多地依靠网络平台完成，从而改善企业采购流程的运作模式，降低运作成本，缩短订单周期，更好地进行业务控制，提高企业的运营效率。

总之，成本一般都是在某个过程中形成的，采购成本也不例外。我们有效地优化采购流程，对于降低采购成本是有帮助的。