在采购活动中，物品验收是品质管控中一个非常重要的环节。其中，物品验收是指验收人员对照订购单或验货记录单上物品的品名、规格、数量、价格、质量等，并辅以必要的验收工具依次逐项进行检查，从而为企业提供合格的原材料。如果验收人员发现有不合格品，需要及时开具“采购不合格品处理记录表”（如下表6-3所示），与供应商及时反馈，并采取退换货的措施。
一般来说，每个企业都会对采购验收环节做出相应的管理规定。我们接下来列举若干验收环节的管理规定，以供参考：
1.物品验收原则
（1）收货记录单填写要数字清晰、内容完整、计算准确。
（2）物品验收要做到及时，数量准确无误。
（3）严格按照物品合格的质量标准或提供的物品样本来验收。
（4）除直供物品外，其他验收的物品必须严格履行出入库制度。
（5）在验收过程中若发现问题，要积极反馈，确保信息畅通。
2.采购员验收职责
（1）按照规定验收时间准时参与验收。
（2）货到后积极通知各验收部门或验收人员参与货物品的验收。
（3）验收过程中，对物品的到货情况给予关注和相关问题的解决，当供应商未按订购数量到货或未到货时，应督促其尽快补货或发货。
（4）协助使用部门对物品的到货质量进行把关，协助验货员严格对照“订购单”数量或重量验收。
（5）负责收集供货单位的资质及物品合格证、生产许可证等资料，并自行存档或交仓库区域存档。
（6）负责制定供应商考核管理细则，定期组织使用部门、财务部、采购部共同对供应商各项程序的执行情况及资信状况进行评比，对于连续评比优秀的，可适当给予奖励，对于连续评比较差的，取消其供货资格，另行选定合作者。
（7）负责在物品验收完毕后，督促相关部门和人员打扫验收现场卫生。(www.xing528.com)
3.仓库管理员验收职责
（1）负责入库物品的验收工作。
（2）验收时，主要关注入库物品的生产日期、合格证、生产许可证、保质期、批号、规格、产地等质量标准（参见国家标准）。
（3）验收后，及时将入库物品准确无误地输入库存管理系统，并将相关验收单据定期整理汇总上报财务部。
4.使用部门负责人或指定人员验收职责
（1）按照规定的验收时间准时参与验收。
（2）主要负责购进物品的质量，确保所进物品能够满足企业的正常生产需求。
（3）依据本部门填报的申购单据逐项进行验收。
5.采购验收程序具体规定
（1）验收员根据采购部交来的各部门“物品申购单”，填写“收货记录单”，逐项填写供应商名称、使用部门、收货日期、物品名称、单位名称，到货数量或重量在验收合格后再填写，验收价格根据审批后的询价表填写。同时，验收员应准备合格的验收工具（如电子秤、尺子等）。
（2）供应商将货送到后，采购员要及时通知验收员、仓管员、相关使用部门或专业人员到指定的验收地点集中进行验收。
（3）各验收人员严格按照各自的验收职责，分别对物品进行检验与核实。其中，申购单与实际收到物品名称、规格或质量不符的，则不予验收；超出“申购单”数量或重量的部分不予验收；若各验收人员对质量表示不同意见，由相关使用部门负责人决定是否接收，如接收，该相关使用部门负责人应签字确认。经签批过的申购单，不得对里面的内容进行删减与增添。
（4）进货检验发现不合格品时，检验员在“检验报告”中描述不合格品的类型及程度，同时在物料外包装上做“不合格”标识；仓管员将其放置在不合格品区域，做好标识和记录，通知采购部；采购部得到仓储部的通知后，联系供应商，协商解决，并以供需双方事先约定的不合格品处理标准作为处理依据，在“采购申请单”上详细说明，包括交货时间、检验标准、包装方式等。
（5）若采购方向供应商索赔无效，可依据合约要求仲裁；若仲裁无效，采购方可依据与供应商签订的采购合同等法律文件向法院提出诉讼。
一般来说，验收环节是采购中进行品质管理的最后一关。如果验收通过，意味着采购方要依照约定支付给供应商相应的货款，同时，采购的物品也将直接面临运用于正常的生产流程。对此，企业务必要加强对验收环节的品质管控。
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