高效处理采购订单及商品验收流程

采购订单是企业根据产品的用料计划和实际能力以及相关的因素，所制订的切实可行的采购订单计划，并下达至供应商执行。在执行的过程中，采购人员要注意对订单进行跟踪，以使企业能从采购环节中购买到企业所需的商品，为生产部门和需求部门输送合格的原材料与配件。有时，供需双方签订的采购合同本身便有采购订单的功能，另外，供需双方也可以在签订采购合同后，开始具体在产品供应中经手采购订单的工作。

采购订单的日常处理主要涉及三项内容，分别是：

1.采购订单的明细管理

采购订单的明细管理主要是通过对采购订单各项目的管理，使企业相关部门能够明确掌握商品订货的情况。当采购单位决定采购的物品后，企业通常会寄发订购单给供应商，以作为双方将来交货、验收、付款的依据。

订购单的内容主要侧重于交易条件、交货日期、运输方式、单价、付款方式等。由于用途不同，订购单可分为厂商联（第一联），作为供应商交货时间的凭证；回执联（第二联），由供应商签字确认后寄回给企业物料联（第三联），作为企业控制存量和验收的参考；请款联（第四联），作为结算货款的依据；承办联（第五联），由制发订购单的单位自存。

2.采购订单的跟踪管理

订单跟踪是采购人员的一项重要职责，通过订单跟踪，可以有效促进合同正常执行，满足企业的商品需求，保持合理的库存水平。在实际订单操作过程中，合同、需求、库存三者之间难免会产生矛盾，突出地表现为由于各种原因，合同难以执行，需求不能满足，从而导致缺货、库存难以控制。因此，能否恰当地处理供应、需求、缓冲余量之间的关系是衡量采购人员能力高低的关键指标。在实际工作中，采购订单的跟踪过程如图5-1所示。(www.xing528.com)

在上图中，所谓合同执行前的订单跟踪，是指采购人员在签订合同前，要及时了解供应商是否接受订单。一般来说，同一种商品往往有几家供应商可供选择，如果某家供应商确实难以接受订单，采购人员可以及时选择其他供应商。同时，采购人员在与供应商交涉中产生的文件要予以及时存档，以备后查。

所谓合同执行中的订单跟踪，是指采购方与供应商签订正式的采购合同后，采购人员应全力跟踪，并且与供应商相互协调，建立起有效的业务衔接、作业规范的合作框架。在这个过程中，采购人员要严密跟踪供应商准备商品的详细过程，从而保证订单正常执行。在跟踪过程中，发现问题要及时反馈，需要中途变更的要立即解决，以免贻误时间。同时，采购人员要密切响应生产需求形势。比如，由于市场原因需求紧急，要求本批商品立即到货，采购人员应马上与供应商协调，必要时可帮助供应商解决疑难问题；有时，市场需求出现滞销，企业经研究决定延缓或取消本次订单的商品供应，采购人员也应尽快与供应商进行沟通，确定其可承受的延缓时间，或终止本次订单操作，付给供应商相应的赔款。此外，采购人员还要慎重地控制库存，从而既保证销售正常，又保持最低的库存水平。在商品验收环节，采购人员应确保按照原先所下的订单，对到货的物品、批量、单价及总金额等进行确认，并进行录入归档，办理相应的付款手续。

合同执行后的订单跟踪是指采购人员应按合同规定的支付条款对供应商进行付款，并进行跟踪。如果供应商未收到付款，采购人员需要适当地督促付款人员按照流程规定付款，否则会影响企业的信誉。另外，商品在使用过程中，可能会出现问题，采购人员可以按照问题的大小与供应商及相关人员进行解决。

3.采购订单的使用管理

随着电脑和网络的普及，在实际工作中，有的采购订单会采用电子订单形式，有的可能还沿用以往的纸质订单，两者在依法采用的情况下，法律效力是同等的。一般来说，采购人员将订单发给供应商，供应商在原件上签字后将其送回给采购方，表明供应商已收到订单并同意订单的内容。从法律上来讲，发送订单的采购部门构成了要约提供者，而确认订单的供应商则构成了要约接受者，提交和接受是具有法律约束力的要约的两个重要组成部分。

总之，采购人员在工作中会经常与采购订单打交道。俗话说“熟能生巧”，采购人员只要多看、多听、多练、多实践，就一定会对采购订单的处理做到游刃有余。