筛选有效采购需求，买到最合适的物品

我们在进行采购时，首先要清楚企业究竟需要什么、需要多少、什么时候需要等问题，从而明确应当采购什么、采购多少、什么时候采购以及怎样采购的问题，以此得到一份确实可靠、科学合理的采购任务清单。我们通常将这些工作称为采购需求分析。

可以说，需求分析是采购工作的第一步，也是制订采购计划的基础和前提。 采购需求分析可以简单，也可以复杂，具体情形要根据我们的现实需求来定。对于比较简单的采购情境，需求分析相应地也是比较简单的，比如，有些单一品种、单次需求的情形，对于需要什么、需要多少、什么时候需要的问题非常明确，这时即便不进行复杂的需求分析也能清楚采购任务。比如，采购人员需要为企业行政部采购某种指定型号的笔记本电脑，以备日常之用，对此，采购人员按照相应量化的需求进行采购即可。

然而，在一些比较复杂的采购情况下，需求分析就会变得非常有必要。比如，一个汽车制造型企业，需要接触的零部件有上万个，企业的各个生产车间在不同时间段对零部件的需求也有所不同。那么，如此多的零部件，企业内各车间何时需要、需要多少，哪些品种要单独采购，哪些品种要联合采购，以及采购多少，如果我们不能对这些问题进行认真的分析研究，就难以有效地进行科学采购。

对于采购人员而言，在采购作业开始前，要与相关请购部门沟通确定采购哪些物品、采购数量、何时采购等问题，从而增强采购工作的精准性。同时，采购部门还可以利用本部门积累的采购经验，积极协助需求部门尽早预测有关物品需求，以避免过多紧急请购单的扎堆，从而规避因紧急订货而增加采购成本。

为此，有关部门在填写请购单时，一定要详细说明需求情况，对于需求细节，如品质、包装、售后服务、运输以及检验方式等问题，均要予以准确描述和说明。一般来说，请购单里应该包括这些内容：请购单填写日期、请购单编号、请购部门的名称、请购物品的金额、请购物品的完整描述以及所需数量、物品需要使用的日期、任何补充说明、请购单相应责任人的签字等。(www.xing528.com)

采购人员在接到请购单后，必要情况下，要与请购部门沟通和确认，确认无误后予以有针对性的采购。一般而言，采购活动在企业内部相当于一种“内部委托”，也就是说，作为“代理人”的采购部执行的是“委托人”即相应需求部门的指令，采购人员再利用其采购方面的专业知识实现更有效率的采购。

在这个过程中，关键的一点是，采购部是否真正理解需求方的采购需求，以及这种采购需求的合理性。为此，采购部门应与企业内部的需求部门进行充分的沟通，必要时可以将实际需求方纳入到采购团队中来。

举例来说，某通信工程承包企业在承建某乡村无线局域网覆盖业务时，需要采购某种规格的无线网桥。该企业采购经理通过多方比较，最后初步确定了三个无线网桥供应商，在与这些无线网桥的供应商进行接触时，采购经理邀请本企业内具体负责无线网桥施工的技术人员去考察供应商，在看过供应商处品种丰富的无线网桥后，施工技术人员调整了原先的采购需求，换成了另一种规格的无线网桥，并从其中一个供应商处采购到了品质优秀、价格合理的无线网桥。在该案例中，采购经理与企业内的实际需求方积极合作，从而帮助企业采购到了业务所需的、理想中的无线网桥。

总的来说，采购需求是采购作业的前提。采购人员能够积极筛选出有效的采购需求，为企业买到最合适的物品，本身就是对企业经营的有力支持。