一、质量管理的八大原则
2000年版ISO 9000族标准的修订,将“要素结构”变换为“过程模式”,从产品形成的各阶段的“控制方式”(质量环)变换为以顾客为核心的“过程导向方式”。特别强调了组织(企业)实施ISO 9000族标准,不仅为了认证/注册,而且要确保稳定地向顾客提供满足要求的产品,实现顾客满意,相关方满意。2000年版ISO 9000族标准所确定的八项质量管理原则,充分体现了ISO 9000族标准的发展,体现了从“预防为主,符合要求”的质量保证观念到“主动进攻,追求成效”的质量管理经营观念的“质”的飞跃。
为了成功地领导和运作一个组织,需要采用一种系统和透明的方式进行管理。针对所有相关方的需求,实施并保持持续改进其业绩的管理体系,可使组织获得成功。质量管理是组织各项管理的内容之一。
八项质量管理原则已得到确认,最高管理者可运用这些原则,领导组织进行业绩改进。
八项质量管理原则如下:
(1)以顾客为关注焦点 组织依存于顾客。因此,组织应当理解顾客当前和未来的需求,满足顾客要求并争取超越顾客期望。
(2)领导作用 领导者确立组织统一的宗旨及方向。他们应当创造并保持使员工能充分参与实现组织目标的内部环境。
(3)全员参与 各级人员都是组织之本,只有他们的充分参与,才能使他们的才干为组织带来收益。
(4)过程方法 将活动和相关的资源作为过程进行管理,可以更高效地得到期望的结果。
(5)管理的系统方法 将相互关联的过程作为系统加以识别、理解和管理,有助于提高组织实现目标的有效性和效率。
(6)持续改进 持续改进总体业绩应当是组织的一个永恒目标。
(7)基于事实的决策方法 有效决策是建立在数据和信息分析的基础上。
(8)与供方互利的关系 组织与供方是相互依存的,互利的关系可增强双方创造价值的能力。
这八项质量管理原则形成了GB/T 19000族(idt ISO 9000)质量管理体系标准的基础。
下面就组织应用每项质量管理原则,需实施的活动和采取的措施,以及可能的获益,进行讨论。这可能有助于我国的制药企业的企业文化建设,有助于企业的质量管理。
1.以顾客为关注焦点
用“组织依存于顾客”,比“用户是帝王”的描述更确切。任何一个组织都必须基于以顾客为关注焦点来制定其方针和目标,安排其计划、资源,并实施管理与控制,通过不断超越顾客需求使组织获得更大效益。
坚持“以顾客为关注焦点”的原则,组织应采取以下措施:
①不断了解掌握顾客的需求与期望;
②保证组织的方针、目标符合顾客及相关方的需求与期望;
③确保顾客的需求与期望能够及时地与组织的各个层面沟通;
④不断地测量、评估顾客的满意度(customer satisfaction),并且据此采用相应的行为或措施;
⑤建立完善的顾客关系管理系统;
⑥兼顾相关方的利益。
通过上述活动,建立了诚信,稳定已有的市场,同时组织能够对市场机遇作出快速、灵活、有效的反应,提高市场的份额,从而获得更大的收益。
2.领导作用
在组织的活动中,领导者起着关键作用。所谓“领导”,一为战略决策方向上领路,二为战术点化实施上指导。推行“领导作用”原则的组织,其最高管理者应采取下列措施:
①兼顾所有相关方的需求与期望;
④为员工提供工作所需的培训和资源,权利和责任对等,并注意鼓励、激励员工,承认员工的贡献;
⑤为组织的未来描绘清晰的远景;
⑥建立挑战性的目标。
通过实施上述的措施,领导者以身作则,员工理解并自觉为实现既定目标而努力工作,组织能够有效地评估所有的活动,统一步调,按要求实施并坚持持续改进。这个要求就是:ISO 9001:2000-GB/T 19001—2000《质理管理体系 要求》。
3.全员参与
管理学的人本管理,是指一切管理工作均应以调动人的积极性和创造性、做好人的工作为根本。人是生产力要素,产品质量取决于管理者和全体员工的努力。组织应让“全员参与”,并使员工进行以下活动:
①明确自身在组织中的角色及其工作的重要性;
②明确自己的职责、权限,并在规定职责范围内解决问题;
③明确在组织中应受到的约束(法规、纪律);
④根据自己的工作目标评估取得的业绩及存在的不足;
⑤提供机会增加员工的能力、知识和经验,并自由地交流分享。
全员参与,人人有强烈的工作责任感,全身心参与持续改进,可望为组织作出贡献,使组织管理水平得到提高;员工在企业文化与企业精神熏陶下,最大程度地发挥自己的作用。
4.过程方法(www.xing528.com)
任何使用资源将输入转化为输出的活动或一组活动可视为一个过程。为使组织有效运行,必须识别和管理许多相互关联和相互作用的过程。通常,一个过程的输出将直接成为下一个过程的输入。系统地识别和管理组织所应用的过程,特别是这些过程之间的相互作用,称为“过程方法”。
组织对“过程方法”可采取以下措施:
①依据预定的标准,用已建立的方法确定关键的活动及过程;
②确定管理关键活动及过程的方法、职责、权限;
③测定和评估关键活动或过程的能力;
④确认组织内部的职能与职能之间关键活动的接口,关键过程的输出与输入及其相关性;
⑤重点管理组织确定的关键活动与过程;
⑥评估风险对顾客及相关方的影响和后果。
以过程为基础制定的策略,更易于预测结果,优化配置资源和优化过程周期,降低成本;并且可以获得按优先次序进行改进的机会,获得能预测的改进结果。
5.管理的系统方法
“系统方法”是围绕组织设定的某一目标,确定实现这一目标的关键活动,识别由这些活动构成的过程,分析这些过程的相互作用及相互影响关系,按某种方式或规律将这些过程有机地组合成一个系统,管理由这些过程构成的系统,使之能协调运转。
组织采用“管理的系统方法”,可采取以下的措施:
①建立一个体系,应用有效运行方式实现组织目标;
②认别系统中每一个过程之间的关系、作用与影响;
③确定体系内每个过程中特定的活动目标及测量和评估方式、运行方法和如何实施管理与控制;
④依据测量和评估建立持续改进体系。
通过采取上述措施,可使组织的所有过程相互协调,最大限度地实现预期的目标,把注意力集中于关键过程的能力上,使关键的相关方对组织的有效性和工作效率建立信心,进而满足客户(包括相关方)的需求与期望,并且超越这些需求与期望。
6.持续改进
持续改进是组织的一个永恒目标。
应用“持续改进”,组织可采取以下措施:
①在组织内以某种有效的方式推行持续改进;
②对员工进行持续改进的意识和方法的培训;
③每个员工将产品、过程、体系的持续改进作为目标;
④依据目标指导、测量、评估、追踪持续改进的实施;
⑤识别并通报持续改进的进度和结果。
通过实施上述措施,可增强组织对改进机会快速而灵活的反应能力,使组织内的质量管理体系可以动态地适应组织内外的变化,并使之成为组织发展的动力,从而提高实力与竞争力。
7.基于事实的决策方法
组织应用“基于事实的决策方法”,可采取以下措施:
①确保提供分析的数据、信息全面、充实、准确、可靠;
②建立可靠的数据信息传递系统,确保信息数据需要者及时获得有关信息与数据;
③基于事实分析、直觉、经验权衡作出决策,并采取有效的措施。
通过上述措施,可使组织的决策以信息和数据为依据,并且有能力通过历史事件证实过去决策的有效性;同时,有能力评估、挑战和改变判断与决策。
8.互利的供方关系
组织应用“互利的供方关系”,可采取以下的措施:
①识别并确定关键的供方(或合作方);
②在权衡短期利益与长期效益的基础上确定与供方(或合作方)的关系;
③与关键的供方(或合作方)共享专门的技术和资源;
④建立清晰、开放的沟通渠道;
⑤确立联合改进行动,并激励改进,承认改进成果。
组织与供方(合作方)基于共同创造价值,共同获益,共享资源,密切合作,使双方将以最优化的资源与成本实现目标;同时,双方共同灵活迅速地对市场变化作出反应,提高竞争能力,可以最大限度地增强供需双方创造价值的能力。
八项质量管理原则形成了质量管理体系的基础,也是企业文化建设的基本理念。
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