商务公共关系的交往方式及其重要性

一、商务公共关系的交往方式

当今市场的竞争已上升为一种人际关系的竞争、公众传播的竞争、注意力的竞争。公共关系工作对于企业形象竞争力的提高正日益重要。公共关系部门是企业、行政机构等各种社会组织对外联系的窗口，一切外部往来、事务接洽都首先要通过它来完成。根据公共关系工作的特点，公关交往方式主要有以下几个方面。

(一)接待

接待是公关部门经常开展的日常工作，也是公共关系最前沿的工作。随着社会经济的快速发展，各组织之间信息、技术、资金的交流日益频繁，并由此带来大量的人员流动。上级领导的视察、客户以及合作伙伴之间参观、媒体的正负面报道、学习及业务洽谈的人数也与日俱增，这些都使得接待工作越来越重要。组织接待工作的质量，行为表现的好坏，直接影响着组织形象的好坏和公关活动的效果。因为，第一印象的好坏最为重要。所以组织要用好公关手段，搞好公关接待工作，以不断提升企业形象。

公关人员要做好接待工作，应重视以下几个方面。

1.接待工作基本任务

接待工作是企事业单位的日常工作之一，主要表现为电话接待和来访者接待。

电话接待是每个组织每天都要做的工作。电话接待的主要原则是：主动热情、礼貌待客、语言简洁清晰、尊重他人、细致周到，并做好记录与传达工作。

来访者接待是组织接待的重要工作。来访者，可能是业务上与组织有联系；也可能是要接受组织的服务。无论哪种情况，组织都必须给予热情接待。

电话接待和来访者接待在语言要求方面相同；其不同之处在于：电话接待仅靠语言来把握，而来访者接待则既靠语言又靠非语言，如表情与动作等。

2.接待工作的注意事项

接待工作头绪多，涉及面广，稍有不慎就会贻误工作或损害公司声誉。公关人员应该极度重视。要做好接待工作，就要注意一些事项。

(1)更新观念，树立意识。公关人员应充分认识到接待工作对组织是一种公关行为，是企业联系内外的纽带和桥梁。通过接待工作，组织可以展示实力，树立形象，可以积累丰富的关系资源，可以吸引投资、扩大合作，从而推动组织的快速发展。因此，接待工作不能仅仅停留在迎来送往、安排食宿的低层次上。对于每一项接待工作都要高度重视并树立机遇意识、责任意识，要保证高质量地完成每一次接待任务。

(2)精心策划，突出特色。来宾一般都是组织商务上的往来的重要客户，在承担接待工作任务时，公关人员要做好每一项接待工作。首先要有接待活动的策划方案，只有精心策划、充分准备，接待活动才有可能成为成功的公关活动，否则就只是低层次的迎来送往的应酬活动。其次要针对具体的来宾，以来宾的目的和组织的公关目标为基准，制订出符合来宾身份的完善的接待工作方案和实施细则，要详细安排日程、接站、用车、就餐、住宿、参观等各项活动，充分考虑到各方面的细节，并体现一定的创意与创新，体现独特的组织文化，让来宾从接待工作的点点滴滴中感受到组织的个性，感受到组织文化的特色。在与来宾处理经济关系和友好往来中，要严格按组织的原则办事，维护组织的权利和利益，维护组织形象，绝不能损害组织的声誉和利益。

(3)细致周到的工作安排。细节决定成败。接待工作来不得半点马虎，必须处处留心，周密考虑。无论来宾身份如何，都有其自身的工作任务。在策划阶段，要分清各部门的职责，下达明确具体的任务。在安排布置时，也要检查督促，以免顾此失彼，贻误工作。在重大的接待工作中，接待工作负责人要随时根据接待工作的需要对接待方案予以调整，要做到“眼观六路、耳听八方”，以便及时采取应变措施。

(4)热情周到的接待作风。在接待工作中，不论来宾职位高低，都要平等相待，热情、主动地提供各种必要的服务。在热情服务的同时，要按组织规定的制度办事，注意礼仪等活动等要从简节约，举办座谈会、参观、宴会等都要精打细算，不要铺张浪费。要获得业务上的合作，必须使来宾得到真正的快乐。因此，可以说商务招待成功的秘诀就在于细心，在于照顾到每一个来宾的喜好。

(二)宴会

宴会是一种典型的社交活动，是以宴请为形式的一种重要的社交应酬，所以人们常采用宴请的形式来表示互相的友好。宴会实际上吃是形式，交际是内容。在宴请进程中，人们思想愉快，精神放松，气氛和谐，因而比会见、会谈更容易相互理解和沟通。

宴会(或饭局)从来就是中国人不可或缺的首选交际方式。中国饭局的历史可以追溯到新石器时代。而见诸于廿四史之中的著名饭局更是不可胜数。春秋时代的齐相晏子，在饭局上“二桃杀三士”，蔺相如渑池会上屈秦王，开赵国数十年之太平。此外，如“鸿门宴”、“青梅煮酒论英雄”、“杯酒释兵权”等历代著名饭局都是耳熟能详、妇孺皆知。

在零点公司2006年年初的调查中，选择“聚餐”这种社交方式的人达到46%，比以13%排在第二位的体育活动高出了33个百分点。作为社交方式的中国式饭局，可以向对方传达亲近的信息，即认同对方是“自己人”。

宴会按规格可分为国宴、正式宴会、便宴、冷餐会、酒会、茶会、工作餐和家宴，一般分成四个大类。

第一种宴会，国宴。所谓国宴是在外交场合由国家元首出面，宴请别国国家元首的宴会。所以国宴的主体跟客体都是特定的对象。国家领导人之间的宴会才能叫国宴，它主角是国家领导人。比如胡锦涛主席宴请普京总统，温家宝总理宴请联邦德国总理施罗德。(www.xing528.com)

第二种宴会，正式宴会。这种宴会多是晚宴，人员、位次、菜单都要提前拟定好。正式宴会一般均有致词，但安排的时间不尽一致，有的一入席双方即致词，有的正式宴会在热菜之后甜食之前由主人致词，接着由客人致词。致词时，要停止一切活动，参加宴会的人员均应暂停饮食，专心聆听，以示尊重。冷餐会和酒会讲话时间则更显灵活，致词完毕则祝酒。所以服务人员在致词行将结束时应迅速把酒斟足，供主宾祝酒用。

第三种宴会，便宴。便宴相对比较随便，规模比较小，菜比较简单，时间也比较短，也不搞菜单，但实际上还是社交。

第四种宴会，家宴，就是把人请到家里来吃饭，家宴重在参与，强调气氛的温馨和随和，能把你请到家里来说明不见外。比如请外国客人到家里吃饭，还可以让他们参与制作。这样的宴会气氛融洽，有助于密切双方关系。

(三)拜访

拜访包括办公室拜访和家庭拜访。

拜访前应事先和被访对象约定，以免扑空或扰乱主人的计划。联系过程中要自报家门，并询问被访者是否在单位(家)，是否有时间或何时有时间。电话中要提出访问的内容，使对方有所准备，在对方同意的情况下定下具体的时间、地点。拜访的时机要选择好，需要注意的是要避开吃饭和休息、特别是午睡的时间。拜访时间长短应根据拜访目的和主人的意愿而定。一般而言时间宜短不宜长。

拜访时要准时赴约。万一因故不得不迟到或取消访问，应立即通知对方。让别人无故等待，无论如何都是严重失礼的事情。如果有紧急的事情，不得不推迟，也必须通知你要见的人。如果自己打不了电话，也要请别人为你打电话通知一下。如果遇到交通阻塞，应通知对方要晚一点到。如果是对方要晚点到，可充分利用剩余的时间，例如整理一下文件。如果接待者因故不能马上接待，应安静地等候。等待时间过久，可向有关人员说明，并另定时间，不要显现出不耐烦。

一般情况下双方都很忙，所以谈话时要开门见山，不要海阔天空，浪费时间，而是清楚直接地表达你要说的事情。说完后，让对方发表意见，并认真地聆听，不要辩解或不停地打断对方讲话。有其他意见的话，可以在对方讲完之后再说。要注意观察接待者的举止表情，适可而止，当接待者有不耐烦或有为难的表现时，应转换话题或口气，当接待者有结束会见的表示时，应立即起身告辞。

(四)体育健身社交

邀请朋友游泳、打球、爬山、打高尔夫的体育健身社交方式，目前已成为一种新的社交时尚。

体育健身社交方式的出现，一方面表明，随着人们生活水平的提高，越来越多的人更加注意自己身体的健康状况，更重视追求高质量的生活方式；另一方面表明，人们感到以往请朋友喝酒这种传统社交方式，不仅费时间耗精力，而且由于经常喝得酩酊大醉，而伤身体，失体面，尤其让人感到俗气。而八小时之外，或者在节假日，健身聚会，既锻炼身体，充实生活，又沟通感情，增进友谊，不失为一种交友的好方式。

打高尔夫球现在已成为了一种较时尚的社交活动。很多的商机是在球场上谈出来的，很多感情也是在球场里培养出来的。目前很多大公司已抛弃了请客吃饭、唱歌、桑拿等公关手段，而采用了高尔夫这一社交方式，既能投身大自然，又能与客户或朋友交流感情；既能锻炼身体，又能找到把握商业机会。

会所是现代生活方式的另一种创新，这在会所功能上得到了完美体现：休闲、美容、健身、饮食等多功能融在一起的会所，凭借地缘优势满足了人们精致生活的需要，这种时尚的形式也很快被许多人所接受。

(五)沙龙

“沙龙”是法文salon的音译，即“会客室”、“客厅”之意，特指自17世纪起，西欧贵族社会中谈论文学、艺术、政治问题的社交集会。大多数沙龙都有一定的主题，有文艺性沙龙、改革性沙龙、社交性沙龙、学术性沙龙、应酬性沙龙，以及综合性沙龙等。通过沙龙活动，彼此在思想上或情感上获得理解和沟通。如果所参加的是学术性“沙龙”，而这种“沙龙”的主要内容乃在于讨论问题，参加时则应该注意说话要针对主题，不要漫无边际地随便乱扯，也不要为了吸引他人而高谈阔论，更不能以自我为中心侃侃而谈。

(六)舞会

舞会是一种文明、高雅、轻松、愉快的社交方式，既是一种艺术享受，也可扩大交往。也称交谊舞会，在西方社会深受欢迎。舞会根据规格的不同，可分为大型舞会和小型舞会。参加社交舞会，必须要注意以下几点。

(1)不要当个不合群的冰山美人。参加舞会就是要多认识新朋友，拓展社交圈。不能在舞会中谁也不搭理，只是自顾自地吃吃喝喝；或是因为不擅交际，便跑到墙边当壁花，这都不合舞会应有的礼仪。

(2)饮酒要自制。酒精能使人兴奋，让整个舞会的气氛更加热闹，但是一旦喝多了，可能会胡言乱语或是当场大吐特吐，那可就非常尴尬。作为主人不妨在美酒旁置备小点心和牛奶，帮助宾客保护胃壁。作为客人，酒量如何，自己心里应该有数。

(3)记住餐桌礼仪。参加舞会前最好先吃些东西，不要饿着肚子前往，站在餐桌前狼吞虎咽，那样也很失礼。也不要在跳舞前吃大蒜、洋葱等气味很浓的食品。

除了以上公关活动之外，组织还可以通过一些公共关系专题活动来开展公共关系社交，如展览活动、赞助活动、新闻发布会、开放参观、危机管理活动等。一般这种大型的、属于高层面的活动都会引起媒介的关注，并在社会上形成一定的影响力。