如何成功组织一场展览活动

三、展览会的组织流程

展览会是一种综合性的活动，要耗费大量的人力、物力和财力。为保证展览活动的成功举办，社会组织公关人员须做好以下工作。

(一)分析举办展览会的必要性

展览会是大型的综合性的公共关系活动，耗资较大，因而在举办展览活动之前，社会组织公关人员一定要对举办展览会的必要性和可行性进行分析研究，防止盲目投资、得不偿失，或因准备不足而起不到应有的作用。

(二)明确展览活动的目的和主题

任何展览会都有一定的目的，即通过展览会的举办社会组织要解决什么问题，达到一个什么样的目标。具体来说，是以促销为目的，还是以宣传组织形象为目的等。主题应是展览目的的概括体现，是展览会的精神核心和指导宗旨，它通常用一两句高度概括的语言表现出来，并书写在展览会醒目的位置上，给参观者留下深刻的印象。

(三)确定展览的类型和项目

有了明确的目的和主题，便可以进一步确定展览会的类型、参展项目。如举办大型综合展览会，通常用广告和邀请函等形式向可能参展的组织讲明展览宗旨、类型项目等。为潜在参展组织提供决策所需的信息资料。

(四)选择展览场地

展览场地最好租用交通便利、设施齐全的展览馆，这样既方便展品运输，也方便参观者到会。此外还应考虑展品的安全和保卫工作及与周围环境的协调等因素。

(五)了解参观者的类型

展览的对象是谁，范围有多大，参观者的层次、要求、数量等状况如何，这些都是社会组织公关人员在展览活动前应分析研究的问题。这样在接洽、解说和材料上才能根据不同层次的参观者来准备，从而保证展览活动的顺利开展。

(六)准备各种宣传资料

展览会需要的材料很多，如展览徽标、宣传招牌、图片、展品、广告、气球等。还有些要分发给参观者，如社会组织及其产品或服务的简介、宣传画册、纪念品等。这些都应在展览活动前做好充分准备。(www.xing528.com)

(七)培训展览工作人员

展览会组织的成功与否、质量好坏，与工作人员的素质高低有很大关系，特别是一些专业性较强的展览，如果没有一定的专业知识，展览的组织、洽谈、解说、咨询等工作就会受到影响。此外，工作人员的公关素质，与接待、礼仪、讲解的技巧都影响着展览活动的成功。因此，必须对展览工作人员进行事前培训，提高他们的素质和技能。

(八)完善参展设施和配套服务

社会组织公关人员筹办展览会应准备好电源、电活、照明、音响、影像等辅助设施，以及邮政、检验、保险、银行、交通、住宿等配套服务，以保证展览活动集中、高效率地进行。

(九)与新闻界的联络

展览会要利用一切可以调动的传播媒介进行公关活动，使公众通过视、听等多种渠道了解有关社会组织的信息。展览会举办前应组建专门的新闻机构，负责展览活动的新闻宣传，如新闻处、秘书处等，由他们与新闻媒介保持密切联系。邀请新闻记者参加开幕式和采访，举办记者招待会，为新闻记者采访提供一切方便和相关资料等。

(十)策划展览会的开幕式

展览会的开幕式应隆重而热烈，可邀请政府官员、各界名人出席；请政府部门的负责人为开幕式剪彩；邀请大型乐队来助兴，以造声势，烘托气氛；还可请参观者、来宾签名留念。开幕式是展览活动的前奏，一定要搞得有声有色，富有吸引力，给参观者留下良好的印象。

(十一)展览会费用预算

经费预算是把展览会所投资的总金额落实到展览活动的每项具体项目中，使每一个项目的经费得以落实。如场地租金、设计装修费、广告费、电费、运输费，接待费、资料费、劳务费等。社会组织公关人员应有计划地分配展览所需的各项资金，防止超支和浪费。

(十二)评估展览活动效果

展览会带来的最直接的效果是产品成交量的多少，这是评估展览活动的主要衡量标准。此外，还可以通过参观人数、新闻传播媒介的报道量，以及通过咨询台、留言簿、问卷调查、有奖测验、新闻分析等方面的反映，了解评估展览活动的效果。此类宣传展览活动由于不直接促销，因而采用这些评估方法，更能有效地评估总结出此次展览活动的成绩和不足。