庆典活动策划：形式、程序和人员安排

二、庆典的策划

商务组织庆典活动是所有公共关系活动中“表演”色彩最为浓厚的活动。要把庆典活动开展得有声有色，引起社会公众的广泛注意，商务组织公关人员应做好以下策划工作。

(一)确定庆典活动的主题

确定庆典活动的主题，也是选择活动内容和形式的基本依据。从公众关系角度看，每个庆典活动本身的名称只是标明了形式上的主题，其中往往还蕴涵着与社会组织发展密切相关的更为重要的主题。如宣传组织精神、显示组织实力、传播组织业绩等。商务组织公关人员应努力发掘那些与事业发展有本质联系的东西，从而把活动的表现形式与内涵主题有机地融合起来。

(二)设计庆典活动的形式和程序

商务组织庆典活动的形式和程序会因组织的性质、活动的目的和主题的不同而呈现出丰富多彩的多样性。如何选择恰当的形式和程序，是活动能否成功的关键。设计活动的形式应注意：一要明确庆典的中心内容和辅助内容分别是什么；二要明确庆典活动的具体做法和措施。设计程序也是一项重要的工作，尽管各类庆典活动都有大致相同的基本程序，但具体到每个活动，又各有特殊性。程序设计要严密有致，做到隆重热烈有条不紊。特别是如何营造气氛和烘托高潮，是活动能否获得喜庆效果的点睛之笔。

(三)邀请庆典嘉宾

商务组织公关人员在庆典活动之前应拟好庆典的嘉宾邀请名单，并做好邀请工作。嘉宾的确定直接关系到庆典的规模、层次和宣传效果。邀请嘉宾不仅要考虑有关单位和左邻右舍，还要考虑邀请一些社会名流和新闻人士，以及股东代表及员工代表等。拟好名单后，商务组织公关人员应将请柬提前送到嘉宾手中。请柬应新颖别致，并写明活动的事由、方式、时间、地点等。对一些重要嘉宾，应当面邀请，以示尊敬和慎重。(www.xing528.com)

(四)落实致词和剪彩人员

庆典活动之前，商务组织公关人员应落实庆典致词和剪彩人员名单。胜任这些工作的人应具有权威性和代表性。工作人员应事先通知致词人和剪彩人，并为他们拟好发言稿。

(五)安排礼仪人员和工作人员

为使庆典活动显得隆重和热烈，商务组织公关人员应安排好礼仪人员和工作人员，由他们承担礼仪、接待、服务等工作。礼仪人员应端庄大方、服饰得体、举止高雅。工作人员要职责明确、密切配合。入场、签到、奉茶、录音、摄像、留言、现场布置等均应安排专人负责。礼仪人员和工作人员一般都应进行事前排练和演习，以使其在庆典活动中头脑冷静，成竹在胸。

(六)庆典接待工作

庆典活动开始之前，商务组织公关人员应组织好一切接待工作。礼仪人员和工作人员各就各位，各司其职。重要来宾应由组织高层领导人亲自接待，以示重视和礼貌。要设置专门的接待休息室，以便正式活动开始前让来宾休息并相互认识。此外，还要准备好相关物品，包括款待嘉宾的茶水、糖果、香烟，以及乐队、音响、话筒、摄影器材、横幅、鲜花、彩带、鞭炮、签名簿、纪念品等。