商务组织公共关系专题活动的基本要求

三、商务公共关系专题活动的基本要求

商务公共关系专题活动是商务组织围绕某一明确的目的而开展的活动，是一项操作性、应用性和技术性很强的工作。为了确保专题活动的商务公共关系效果，开展公共关系专题活动必须讲究基本的活动策略，掌握基本技巧，注意工作方法。

(一)明确目标

目标是商务公共关系专题活动的灵魂和统帅。目标直接影响着商务公共关系专题活动的整个发展过程。明确的目标不仅可以提高专题活动的工作效率，而且可以增强专题活动对公众的影响，扩大专题活动的工作效果。

商务组织的一切公共关系活动的目标，都是为了塑造组织的良好形象，使商务组织形象深受广大公众的喜爱。专题活动从长远来看，是为了塑造组织的形象；从近期来看，就是围绕这一主题开展活动，并通过这项主题活动吸引公众、赢得公众，因此，专题活动的目标是有层次性的，要求做到近期目标和长远目标的一致和统一。

筹办专题活动，首先要选择好明确而具体的公共关系实务目标，然后才能根据工作目标确定专题活动的主题、内容和范围。商务公共关系专题活动的工作目标不能过于抽象，更不能含糊其辞。一般来说，专题活动只有一个基本的工作目标，这个目标必须具体、明确。常见的专题活动的工作目标主要有：让公众接受某个信息；消除公众对社会组织的误解和偏见；让公众知晓商务组织的新发展(如技术革新、管理创新、新产品问世等)；加强内部公众的相互了解及相互信任，巩固社会组织与社区公众的友好关系；促成新闻界对商务组织的关注；鼓动公众支持商务组织的某项决策；收集公众对商务组织的意见和对商务组织的建议等。

(二)精选主题

商务公共关系专题活动的主题是公共关系专题活动目标的具体体现。

商务公共关系专题活动要有明确的主题，并且围绕这一主题开展特殊方式的活动。它通过引起舆论和公众的关注，引发他们的浓厚兴趣，使组织形象在公众的心目中留下深刻印象。明确的主题可让公众与舆论更好地知晓组织行为目的及其活动的意义，加强对组织的了解。

选择专题活动主题应掌握以下原则。

(1)主题与目标一致。专题活动的主题要与组织的公共关系目标相一致。任何有悖于目标实现的专题活动，无论其设计如何精彩，都应当放弃。

(2)主题与公众心理、社会发展一致。任何一项专题活动的主题首先必须符合公众的心理要求。其次，主题必须符合社会发展的要求，符合时代的特征。

(3)主题必须个性鲜明、富有特色。特色就是鲜明的个性，是有别于其他活动的特性。个性是提高知名度的重要因素，没有个性，主题千篇一律，专题活动就不会取得满意的效果。

(4)主题应言简意赅，易于传播。主题的表现形式是多种多样的，可以是一次赞助活动，可以是一次庆典活动，也可以是一种公益性活动，而主题的表达只能是一句话或一段精辟的文字或一首歌等。无论是一句话、一首歌或一段文字，都要求通俗简练、朗朗上口、易于传播。

(三)周密筹备(www.xing528.com)

商务公共关系专题活动的工作量大、涉及面广，需要精心准备和系统规划。一个专题活动往往是多个活动的组合，例如，一个庆典活动可能要涉及宴请、仪式、联欢、新闻发布会等多项活动。

在公共关系专题活动的筹备工作中，主要要做好以下几件事。

(1)确定名称。名称是商务公共关系专题活动的窗口。一个好的名称，可以增强商务公共关系专题活动的吸引力。理想的名称，既要简明精确地体现专题活动的主题内容，又要有丰富的文化艺术色彩。

(2)选择日期地点。开张吉庆、周年纪念、节假日以及某些社会活动时期都是开展商务公共关系专题活动的黄金时间，但商务公共关系专题活动的时间安排不能与重大事件或重大节日相冲突。开展专题活动的地点，一般应选择商务组织所在地或商务组织熟悉的地方，因为在熟悉的地域内，对公众比较了解，容易满足公众的心理需求。此外，也可以选择交通方便或公众集中的地方。公共关系专题活动的时间和地点确定后，应提前一周左右通知公众，以便让公众及早作出安排。

(3)准备接待。公关接待人员应当穿戴醒目的制服，并有明确的分工，同时要做到热情主动、彬彬有礼、仪态端庄大方。

(四)策动媒介宣传

为了扩大商务公共关系专题活动的影响范围，造成商务公共关系专题活动的轰动效应，使商务公共关系专题活动取得更大程度上的成功，商务组织必须策动媒介宣传，利用传播媒介增强商务公共关系专题活动的辐射力。

在商务公共关系专题活动过程中，为了充分发挥传播媒介的作用，策动媒介宣传响应应该做到以下几点。

(1)力求使商务公共关系专题活动充满特色、富有魅力、规模适中，以引起新闻媒介的关注，争取新闻媒介进行必要的报道。

(2)开展商务公共关系专题活动时，应事先邀请新闻记者召开记者招待会，把有关的背景资料寄给新闻单位，争取电台、电视台、报刊杂志为商务公共关系专题活动进行报道、宣传。

(3)积极制作商务组织的宣传媒体，如厂报、厂刊、宣传材料、画册、书籍、广播稿、黑板报等，及时向公众发布有关信息，使公众充分知晓商务公共关系专题活动的内容。

(4)自觉做好商务公共关系专题活动的摄影工作和访问工作，主动为新闻记者和电台报刊提供宣传材料和新闻稿。

(五)灵活驾驭

商务组织制定商务公共关系专题活动的计划和方案时，不可能预见到所有可能发生的问题，因此，商务公共关系专题活动主持人必须具备较强的组织能力和驾驭能力。既能使专题活动按照原定的基本程序进行，又能及时处理各种突发事件。同时，还能利用专题活动过程中出现的各种机会，机智幽默地活跃专题活动的气氛，使整个商务公共关系专题活动既盎然有趣、轻松活泼，又井然有序，从而提高专题活动的艺术感染力。