采集信息的渠道及其优化——商务组织公关部门建议

一、采集信息

(一)信息的涵义

信息是指事物通过物质载体所发生的消息、情报、指令、数据、信号。它常以数据、图表、凭证、指令、时间、地点、印刷品、音像制品等形式表现出来。

信息具有以下特征：①可分享性，即指全社会都可共同享用，提供者可享用，接受者也可享用；②可扩散性，即指信息可在短时间内在较大范围内扩散开来；③可压缩性，即指经过加工整理，可使其更浓缩、精炼；④可扩充性，即指随着时间的延长，认识的加强，新事物的出现，理论的发展，它可以不断丰富扩充；⑤可替代性，即指它的利用可代替其他资源。

(二)信息对现代组织的意义

信息技术的迅速变革，以及信息产业的发展，使人类社会进入了“信息时代”或“信息社会”。所谓“信息时代”，其特征是，起决定作用的不是资本，而是信息知识，进而，有了“信息即财富”的提法。另有人又进一步提出了“知识就是金钱，信息就是资源”的口号。

事实也正是如此，在现代经济中，信息成为不可缺少的战略性和功能性资源。重要的信息可以使组织走出困境，注重信息可以使濒临倒闭的企业起死回生。如，上海市废旧物资公司下属某厂，以冶炼回收废酸为主，产值利润本来一直较好。贯彻调整、改革、开放政策后，市场起了很大变化，包销单位减少了，从而导致任务不足，经营活动的开展趋向困难复杂。后来，他们通过市场信息，获知上海市人民银行每年提供给各工业局的黄金、白银和其他贵重金属数量极大。就这样，他们就从回收的旧仪表中搞金属回收，仅一年时间就回收黄金236公斤，白银4600公斤，还有其他的贵重金属，从而获得了大量的利润，使企业走出困境，经营活动也得以发展。再如，某地一家生产卫生纸的小厂，由于销路不畅濒临倒闭。一天，工作人员看到一则关于我国新生儿年出生达2000多万的报道，遂想到这是一个巨大的市场。联系到自己的工厂产品和当今年轻父母的怕麻烦(洗尿布)，舍得花钱的心理，想到如果把生产卫生纸改为生产一次性使用的纸尿布，定会有广阔的销路。经领导研究决定转产，当年扭亏为盈，使工厂起死回生。由此可见，现代社会组织(不仅仅是企业组织)的生存发展离不开信息，信息已成为组织机体运动存续的血液。

公共关系部门是组织内外信息交流的总站，而采集信息又是公共关系工作的基础，所以，采集信息可视为公共关系的第一职能。

现在世界范围内正经历着新的技术革命，这场革命即是以信息为中心而开展的。因此，许多发达国家均将信息当作社会和经济发展的主要支柱和先锋产业。以往，信息系统在我国是一个较薄弱的环节，但国家已充分认识到它的作用，从近几年开始，已尽可能地开发和利用新的信息技术，并取得了可喜的成效。这为组织的公关部门履行采集信息这一基本职能提供了越来越好的条件。组织和公共关系工作人员对此应充分利用，不断地提高采集信息的速度、数量和质量。

(三)信息的分类

根据不同角度划分，可将信息划分为各种类型。

1.口头信息和书面信息

这是根据信息的传递方式划分的类型。

(1)口头信息。这是指人们在交谈时候交流的信息。

(2)书面信息。这是指记录在各种物质载体上的信息。

2.固定信息和流动信息

这是根据信息的内容性质划分的类型。

(1)固定信息。这是指在一定时间内稳定不变的信息，如人事档案、科技档案、指标、定额等。

(2)流动信息。这是指随时间推移不断变化的信息，如生产进度、作业统计、计划完成情况等。

3.内部信息和外部信息

这是根据信息采集的范围划分的类型。

(1)内部信息是指一个组织自身活动过程中的信息，如企业组织经营方面的信息，如生产量、销量、利润、成本、人员构成、设备能力等。

(2)外部信息是指来源于组织外部的信息，即所处社会环境中的信息，如国内外市场行情、竞争对手情况、金融市场行情、国家的方针政策、各种税收法规、国际贸易法则等。

4.以物质为载体的信息和以能量为载体的信息

这是根据信息载体的形式划分的类型。

(1)以物质为载体的信息是指用文字、符号、图表、密码等传递的信息。

(2)以能量为载体的信息是指通过无线电波传递的信息。(www.xing528.com)

(四)商务公共关系注重的三类信息

1.产品(商品)形象的信息

产品(商品)形象信息是指产品(商品)在消费者公众全体或大多数人中的印象和评价情况。它包括产品(商品)的质量、品种、花色、规格、款式、价格等。许多成功的企业首先注意的是顾客消费者公众对于本企业产品(商品)的反应，千方百计地搜集这方面的信息。

2.服务的信息

服务的信息是指社会公众对生产性的企业组织产品销售的服务、经销性组织的服务和服务性组织的服务的印象和评价的情况。

生产性组织和经销性组织的服务一般包括现场服务、提供产品(商品)的零配件和备用件服务、“三包服务”(包退、包换、包修)、建立维修服务网等。服务性组织的服务体现在整个经营管理中。

3.组织整体形象的信息

组织整体形象的信息是指社会公众与组织内部公众对组织整体的印象和评价的情况。组织整体形象除包涵企业的产品形象、服务形象之外，还包括以下一些内容。

第一，公众对该组织机构的评价。

第二，公众对该组织管理水平的评价。

第三，公众对该组织人员质量的评价。

第四，公众对该组织履行社会职责的评价。

此外，公共关系人员还应该搜集政府决策信息、立法信息、新闻媒介信息、市场信息、消费者信息、竞争对手信息，等等。

(五)信息采集的渠道

商务组织的公共关系人员可以通过不同渠道不同方式去获得所需的信息。

1.商务组织内部信息渠道

公共关系人员能够从商务组织内部收集到职工的各种反映和意见书，各职能部门的工作报告，以及企业的年度工作报告、历年销售记录、财会记录、生产报表、成本核算资料、广告费用开支、公关活动报告，等等。

2.商务组织外部信息渠道

公共关系人员还能够从社会中收集有关信息。它又分为直接信息渠道和间接信息渠道。

(1)直接信息，即公共关系人员亲临现场直接获取的信息。

(2)间接信息，即通过各种传播媒介获得的信息。它通常包括：政府各部门的工作报告；统计资料；高等院校与科研机关的调查报告(如市场调查、消费者调查、读者调查、人口调查等)和预测报告；各种报刊、杂志、文献上的论文或科技报告；专利说明书；标准化资料和产品样本；以及广播、电视、互联网方面的信息等等。

采集信息一般经过以下三个阶段：

一是获取信息阶段——搜集、记录、汇总、整理。

二是处理信息阶段——筛选、分类、辨析、加工、评价、综合提炼。

三是存储信息阶段——将各种信息资料整理为档案或输入电子计算机。