礼仪文书的写作与应用要点

二、礼仪文书的写作与应用基本要求

礼仪文书的写作除了遵循普通文章写作的一般要求，如主题明确、材料确凿、结构合理、表达明晰、语言生动之外，在其写作和应用时还要把握礼仪文书的基本要求，具体包括三个方面的内容。

（一）以诚相见，感情真挚

礼仪文书无论是从交际目的还是从交际情景来说，感情真挚都是首要因素，因为“不真不诚，难以感人”，从而难以达到交际目的。

1．显示坦诚之心　以诚待人是一切社交之本。“诚”的核心是坦诚。坦诚有两层含义：真诚和热诚。面对交际对象，提笔行文时，只有尊敬对方，态度热诚，言辞恳切，言由衷发，才能以真诚打动人，以热情感染人，收到“精诚所至，金石为开”之效。

2．表达真情实感　真情发自真心，实感源于事实。“感人心者，莫过于情。”在礼仪文书中，要将真情实感充分地表现出来，必须借助多种表达方式，或叙述描写，或议论抒情。要通过生动的叙事、形象的描绘、精妙的议论和恰当的抒情，让对方犹如身临其境，感同身受，顿悟其理，达到双方情感的沟通。需要指出的是，在真情与坦诚的前提下还要把握住一个度，这就是在礼仪文书行文时应注意分寸：尊重自己，不谄媚——平等相待，不因对方身份高而自轻自贱；尊重对方，不傲慢——以礼待人，不因对方身份低微而怠慢之。

（二）风格庄重，文笔典雅

礼仪文书大多用在庆典、祝贺、迎送、吊唁等场合，特殊的功能和语境，决定了它的风格必须既庄重，又典雅，这样才能达到求真、求善、求美的目的，从而创造出庄重、和谐的氛围。(www.xing528.com)

1．风格庄重　所谓庄重，就是郑重、严肃。它既表现为作者为文的态度，也反映了作者的价值取向。从态度的层面上看，文明清新的文风，谦谦君子的格调，显示了作者的道德修养，敬语、谦辞尤其是礼仪用语的运用，是人文精神的展示，能产生愉悦性互动；从价值层面上看，因为“语言是思想的直接显示”（马克思语），礼仪文书必须表现积极向上的价值取向，应该注重褒扬人们向往美好、充实的人生，追求幸福、光明未来的思想感情和美德，这些是与整个礼仪活动的氛围相协调、相一致的。

2．文笔典雅　典雅的字面含义是指文辞优美而不粗俗，语言简洁而不繁缛。事实上，古今典范的礼仪文书无一不是典雅之作。其艺术魅力亦历久弥新。要达到典雅的语言境界，首先，要根据不同的礼仪内容和表达的需要，用语准确、得体，尤其注意修辞，讲究辞章，做到笔下生辉，恰到好处，生动活泼，不滥不俗。其次，要根据不同的交际对象，针对交际对象的层次性，如职位层次、文化层次、年龄层次，适当选用精辟文言词语以及贴切的交际语汇与得体的祝颂语，使其各得其所，各享其美，显示庄重、典雅之美。

（三）格式规范，讲究效率

写作礼仪文书和其他应用文体一样，既要注意一定的格式，也要讲究效率。

1．注意文体格式　礼仪文书，由于其用途多样，作用不同，因而种类繁多。各种各类的礼仪文书，都有其固定格式，有法定的，也有约定俗成的。研究其格式，既有助于区分文体功能，如认清请柬与聘书之不同功用，也有助于掌握不同礼仪文书在写作上的异同，如感谢信与慰问信在结构和语言上的特点与区别。掌握这些格式，写作时安排结构、遣词造句、驾驭情感就能“从心所欲而不逾矩”。

2．遵守写作规范　这主要表现为对行文礼仪的遵守。首先，要注意标题的严肃性。不要任意省略，造成对方文体理解上的困惑。其次，行文要尽量把事实和背景交代清楚，以方便对方阅读和领会。最后，要注意行文关系。平行或不相隶属机关、单位之间，应当使用平行的礼仪类文书，而不可使用上行的或下行的礼仪类文书。

3．提高行文效率　礼仪文书的写作和发送必须及时迅速，讲求时效，要快中求好，做到又快、又好、又准，否则一旦耽误，会造成不必要的损失。