二、会议组织礼仪
（一）工作性会议的组织与礼仪
工作性会议是由不同方面的人聚集在一起，为达成同一目标、得到统一结论而召开的会议。工作性会议的组织与礼仪主要有以下几个方面。
1．会议通知应阐明目的 工作性会议的通知，一般不宜使用请帖的格式，通知中应该写明会议的目的。如有必要，还应写明会上计划讨论的事项，以便会议参加者准备资料。
2．会议应适于讨论 工作性会议主要是为讨论工作而召开的，如果会场太大、座位安排太疏散，则不易集中人们的注意力。一般来说，工作性会议的会场座位安排宜采用“圆桌型”，使会议的主要参加者围绕圆桌而坐，有利于提高会议的效果。
3．既服从多数，又尊重少数 在工作性会议的进行过程中，有时会碰到需要裁决的问题，“少数服从多数”的民主集中制原则固然必须遵守，但对少数人的意见也应该给予尊重。这是因为有时少数人的意见可能是正确的，同时，正视有不同意见存在也有助于决策更加周密。
（二）例会组织礼仪
例会是指有固定时间、固定地点、固定人员参加的制度性会议。例会的内容主要是传递信息或讨论工作。例会的礼仪主要有以下几点。
1．与会者应准时到会 例会是制度化的会议，一般不发通知和告示。因此，参加者应该准时赴会。如遇到特殊情况不能赴会，应请有关合适人代为参加，或者事先请假，以免其他参加者无端等候。对例会的主持人来说，如有特殊情况需要取消或者推迟会议，更要事先通知有关人员，以免让很多人徒劳往返，浪费时间。
2．座位安排应紧凑 通常，会议室正中要设有圆桌或长桌，会议参加者应围桌而坐。坐得集中紧凑，便于会议参加者发言与倾听别人的发言。
3．会议的时间不宜过长 例会的基本风格应该是“短小精练”。会议主持者要尽量有效地利用时间，在互通信息时，最好是一个紧接一个发言，尽可能不要出现冷场。在讨论工作时，也应抓住实质性的问题。如果对某一问题争论不休，主持者应考虑另择时间专门开会解决。如果经常把例会开成“马拉松”式的长会，又要所有的人“作陪”，就不合例会的礼仪。
（三）报告会的组织与礼仪
报告会，是邀请某领导干部、专家学者或其他有关人员做专题报告的会议。较常见的有形势报告会、学术报告会、劳模报告会或英模报告会等。做专题发言的，通常是一人，有时也可以是多人。报告会的礼仪，主要有以下几点。
1．选好报告人 举行报告会，应在条件允许的情况下，选择与会议主题相关的造诣较高、体会较深、影响较大的人做报告人。这样，既可以不使报告人勉为其难，又能使听众颇有收获。
2．向报告人介绍情况 选定报告人后，举办者应将参加报告会的听众情况简要向报告人做介绍，并针对具体情况提出要求。这样便于报告人事先有针对性地做好准备工作，并对自己讲话的内容、范围、深浅程度有所了解。
3．对报告人要以礼相待 对报告人的邀请、迎送以及招待应周到、热情。报告人做报告时，会议主持者应在场作陪，并仔细倾听报告。如需要录音录像，必须事先征得报告人的同意。
4．注意“对话”方式 有的报告会，听众可以向报告人提问，双方可以进行对话。听众主动提出问题的，应将问题写在纸条上，由主持人转交给报告人，以利于报告人俟机回答。如果报告人主动要求主持人和听众提问题，应注意维护会场秩序，切勿一哄而起。
（四）座谈会的组织与礼仪
座谈会是邀请有关人员参加交谈，讨论某个或某些问题，以达到沟通信息、联络感情的目的。座谈会的礼仪，主要有以下几点。
1．及时通知并说明内容 通知应及时发送，注明会议时间、地点、座谈内容，并且写上举办座谈会的单位或部门名称。如果用电话通知，最好找到参加者本人，并报告其详细内容。如托人转告，应把要点告诉转告者，以便会议参加者有备而来。
2．创造出融洽、热烈的气氛 在座位安排上，会议主持者最好和会议参加者围圈而坐。开会时，主持者应事先讲明会议宗旨，以便参加者能有目的地积极思考如何发言。如果参加者与主持者互相不熟悉，主持者应先做自我介绍，有必要时也可请参加者互相介绍，以便会议气氛融洽。如果开始时有些冷场，主持者可引导大家广开言路，然后逐步接近座谈主题。
3．鼓励插话与争论 为了使会议气氛活跃、热烈，可以鼓励大家采取你一言，我一语的插话和争论方式进行座谈。这样，才能使与会者知无不言、言无不尽，才能听到与会者发自肺腑的心声。
（五）讨论会的组织与礼仪
讨论会是就某一专门问题而召集有关人员参加探讨的会议。它的目的在于沟通信息、互通情况、求同存异，从而加深对问题的认识。讨论会的礼仪，主要有以下几点。
1．适当控制会议规模 讨论会的规模可大可小，应视会议内容而定，应请与讨论问题有关的人士参加，不应该无针对性地兴师动众。(www.xing528.com)
2．创造畅所欲言的环境 不论是学术性的还是非学术性的讨论会，畅所欲言才能发现真知灼见。
3．会议纪要应全面客观 有的讨论会，在会后需要写会议纪要。拟写时要做到客观、准确和全面。如果厚此薄彼、挂一漏万，那么一方面不能反映讨论会的实际情况，另一方面又是对某些人的不尊重。
（六）学术研讨会的组织与礼仪
学术研讨会是交流学术思想，提高学术水平的重要手段，也是日益增多的会议类型。学术研讨会参加人员往往范围较大，人数较多。以中型、行业性、国内人员参加的研讨会为例，会议的全过程如下。
1．会议的准备工作
（1）会议发起人明确会议目的及主题
（2）成立筹备组明确会务准备工作的分工 一般任命组织能力强、有一定威信的人担任筹备组负责人，筹备组下设三个小组：秘书组、会务组和宣传组。
2．学术研讨会的关键环节 学术研讨会的关键是课题的选择和报告人的水平，所以，这方面的选择一定要慎重。对于出席会议的人员，也要提前一段时间发出通知。在大多数的情况下，请与会代表提前将论文提交会务组，以便选择作为大会宣读、会议交流或收入论文集的文章。
学术研讨会开得是否成功，另一个重要环节就是大会主席团的人选及会议执行主席的水平（对于小型会议，亦可称之为会议领导小组及会议主持人）。大会主席团的人选，不仅要求业务水平高，而且要有一定威望；执行主席还必须有相当的组织能力和演讲水平。
3．与会人员的仪表 学术研讨会是比较严肃的会议，参加会议的人员必须衣着整洁、态度谦逊。在大会报告期间，注意聆听别人的发言，当与自己观点不同时，要心平气和地阐明自己的观点并举出实验数据和引证资料，不可以摆出“唯我正确”的架势，更不可以带着藐视的态度，用尖刻的语言向对方发问。
学术报告会的开幕式和闭幕式，主席台上除大会主持人、报告人以外，要将请来的主要来宾和大会主席团的人员都请到上面就座，其他时间，则没有必要都坐在主席台上。主席台上座次的分布，原则上是重要人物坐中间，然后向两边依次排开，大会主持人一般坐在边上。听众席上，对于大型会议的重要来宾，一般安排在前两排，在座位前的桌子上摆上姓名标志牌，进入会场时由服务人员引导至座位上。
（七）其他形式会务工作的礼仪
除了前文所谈的传统形式的会议之外，电话会议和领导人员应有关单位邀请参加的庆祝会、纪念会等社会活动的安排，也在办公室会务工作中占越来越大的比例。
1．电话会议 由于其及时、迅速的特点，目前已被党政机关和管理部门广泛利用。会务工作人员在电话会议召开时，需要做好以下各项工作。
（1）事先发出会议通知 及时通知有关单位和人员，要求其按时到开通电话会议的场所听会。
（2）提前与电话管理部门联系 确定开会具体时间，保证开会时的线路畅通。
（3）主会场的组织工作和服务工作 要落实与会领导和有关负责人的名单，以及发言人讲话稿，同时会务工作人员还必须始终参加会议，保证服务工作的落实。
（4）会前要检查各地分会场的到会情况 并及时报告会议主持人。
（5）所使用的电话应加保密设备
2．社会活动 是各党政机关领导人工作中较常见的部分，办公室应对这类活动进行合理、妥善的安排，以促进各项工作，同时又排除那些不必要的活动对领导人工作和精力的干扰。在这方面，应该掌握以下几个原则。
（1）要主动协助领导把好审核关 对邀请领导人参加的各项社会活动有所控制，不要安排参加那些不应该参加和不重要的活动。
（2）对需要参加的各项社会活动，办公室应协助领导进行合理的安排 综合考虑工作及领导人的精力各方面的情况，切忌把各项社会活动过多地集中到某个人或某些人身上。
（3）要认真做好领导人已决定参加的社会活动的组织服务工作 包括落实具体时间、地点，准备讲话稿等。
免责声明：以上内容源自网络，版权归原作者所有，如有侵犯您的原创版权请告知，我们将尽快删除相关内容。
