酒吧后台管理系统实现方案

23　酒吧的后台管理

酒吧的生产和销售，需要采购、验收、储存、发放等后台部门的支持配合，搞好酒吧的后台管理，对于前台服务而言也具有积极意义。

23.1　酒水的采购管理

酒水采购管理的目的，在于满足宾客需求，保证酒吧经营，提供数量适合需要、价格较为合理的酒水。酒水采购管理的内容包括以下几方面。

23.1.1　采购职责的确定

酒吧的性质和规模，在很大程度上决定了应由谁来负责酒水的采购工作。酒水的采购工作，一般存在以下几种情况:由酒吧经理负责采购工作;由餐饮部采购员负责采购工作。无论是哪种情况，都必须指定专人负责酒水的采购工作。同时，为了便于控制，酒水采购员不得兼任酒水的配制和销售工作。

23.1.2　采购数量的确定

确定采购数量的较好方法，是实行永续盘存制。永续盘存制需要使用永续盘存表，它注明了各种酒水应保持的标准存货量。标准存货量是酒吧最理想的酒水储存量，一般为酒吧在一定时期内正常使用量的150%左右。此外，永续盘存表还规定了酒吧的最高存货量即现有存货量可增加的最高限度，还规定了最低存货量，实际上就是订货点。酒吧一般规定在现有存货量接近或达到订货点之前，不准采购任何酒水。

23.1.3　采购质量的确定

根据使用情况，酒吧的酒水可以分为指定牌号(Calling Brands)和通用牌号。只有客人具体说明需要哪一种牌子的酒水时才供应指定牌号，而客人未具体说明需要哪一种牌子的酒水时则供应通用牌号。酒吧的通常做法是:先从各类酒水中选择一种价格较低的或价格适中的牌子作为通用牌号，而把其他各种牌子的酒水作为指定牌号。各个酒吧的顾客和价格结构不同，因此各自选定的通用牌号也不同。

选择通用牌号是确定质量标准和成本标准的第一步。除此之外，要确定酒水的质量还需考虑采购价格、顾客偏好和年龄、酒水销路等一系列因素。

23.1.4　采购程序的确定

一般情况下，管理人员应规定采购工作的例行手续。酒吧采购的一般手续如下:负责酒水库存的酒水管理员在月初填写酒水请购单，通常一式两联，经酒吧管理人员签署审批后，一联交采购员，一联留存。采购员记录订货情况，开出采购单，通常一式四联，一联送供应商，一联送酒水管理员证明已经订货，一联送检验员以便核对，一联采购员留存。酒吧应保存进货的书面记录，这样可防止在订货牌号、报价、交货日期等方面的误解和争论，防止和减少差错。

23.1.5　供应商的选择

在酒水供应商的选择上，应综合考虑其地理位置、财务状况、信用状况、业务人员技术能力、交货周期、价格合理程度等因素，择优选定。

23.2　酒水的验收管理

验收管理的目的，在于通过验收员的工作，杜绝不合格的酒水进入酒吧，保证酒吧的需要得到满足。

23.2.1　验收员的确定

必须选聘称职的验收人员，防止出现营私舞弊现象，并且培训验收员正确使用验收设备和器材，遵守严格的验收程序，形成良好的验收习惯的能力。管理人员也应做经常的监督和检查。

23.2.2　验收程序的确定

验收程序一般如下:

(1)验收员核对实际到货、发票、采购单，检查牌号、数量、质量、价格是否一致。如有不一致之处，应做好记录，按规定处理。

(2)验收员验收合格，应在每张发货票上盖上验收章并签名。如果没有发票，则填写无购货发票验收单，盖验收章并签名。

(3)验收员验收完毕，应立即通知酒水管理员，尽快将验收合格的酒水送到酒水储藏室保管。

(4)验收员验收之后，应根据发货票填写验收日报表送财务部，以便在进货日记账中入账。

23.3　酒水的储存管理

酒水倘若管理不善，在储藏过程中容易发生挥发、渗漏、浑浊、沉淀、酸败等变质损耗现象，也容易发生安全问题，所以必须认真对待，做好储存管理。

23.3.1　酒水仓库的设置

酒水仓库是酒水储存的重要场所，其内部设施要求不高，一般只需配备下列用具:木质或金属结构的酒架，架子不要太深太高以便拿取;每层上都要有格架把酒架纵向隔成若干小格，以便按品种堆放酒品;梯子，用于存货和取货;还有推车，用于搬运货物。此外，酒水仓库还有下列一些基本要求:

(1)有足够的空间。酒水仓库的储存空间须足够，应与企业的规模相称。地方过小，会影响到酒品储存的品种和数量。不少酒品需要长时间存放，越陈越好，这样就会占据一定的空间。长存酒品和暂存酒品一般分别存放，储存空间就要与之相适应。

酒水仓库的活动空间应宽敞，能够带来下列好处:可减轻劳动强度，避免事故发生，有利于通风换气，有利于货物进出和挪动等。

(2)有合理的通风。通风换气的目的在于保持酒水仓库中较好的空气，酒精挥发过多而空气不流畅，会形成易燃气体聚集，那是比较危险的。较好的空气还利于工作人员的呼吸，有利于保持酒水仓库的干燥。

(3)有适当的湿度。酒水仓库相对的干燥环境，可以防止软木塞的霉变和腐烂，防止酒瓶商标的脱落和质变。但是过于干燥会引起酒塞干裂，从而造成酒液过量挥发的损失。保持干燥的方法是要在地面铺盖材料上下功夫，应以容易吸水、渗水的材料为宜。

(4)避免强光照射。自然采光照明对于酒品储存很不利。自然光线，尤其是直射日光容易引起病酒的发生(如光线导致的过量蛋白质引发的酒病)，自然光线还可能使酒液氧化过程加剧，造成酒味寡淡、混浊、变色等现象。酒水仓库中最好采用人工照明，照明强度和方式应受到适当的控制。(www.xing528.com)

(5)避免震动干扰。震动干扰也容易造成酒品的早熟，比如临近铁道或震源较近的酒水仓库，酒品质地常常因此而下降变劣。据酒品专家们说，受过震动的酒品风格会发生很大的变化。有许多“娇贵”的酒品在长期受震后(如运输震动)，常常需要“休息”两个星期，方才能恢复原来的风格。

(6)保持恒温条件。酒品对温度的要求是苛刻的。葡萄酒的正常储存温度在10～14℃，最高不要超过24℃，否则名贵葡萄酒的风格将会受到破坏。

酒水仓库并不一定要设在地下，然而地下可以提供酒品储存的较好条件，地下酒水仓库在恒温、避光、防震等方面具有得天独厚的条件。设在地面上的酒水仓库应采取一定的保护措施，以使酒品储存的安全得到保障。

23.3.2　酒水储藏室的设置

一些大型酒吧除建立酒水仓库外，还在消费场所另设酒水储藏室，在那里存放一定数量的酒品，以应付日常的消费。酒水储藏室大多采用酒柜的形式，有的酒柜还装有制冷设备，直接控制酒品的储存温度。酒水储藏室可方便使用，便于服务，减少许多不必要的往返取货，并可避免对酒水仓库重地的过多干扰。

在设置上，酒水储藏室应靠近酒吧，这样可以减少分发酒水的时间。此外，酒水储藏室还应设在容易出入、便于监视的地方，如此可以方便发料，并且减少安全问题。

酒水储藏室的内部应保持清洁，不能有碎玻璃。箱子打开之后，每一瓶酒水都应取出，存放到适当的货架上。空箱子应搬走，但要防止有人将还剩几瓶的酒水搬走。

23.3.3　酒水储存控制要点

(1)尽量分区摆放。酒水储存时应划分储藏区域，把同类酒水摆放在一起，这样可以便于取用。还可在门上张贴一张平面布置图，能够方便工作。

不少酒水呼吸强烈，外来异味极易透过瓶塞瓶盖进入瓶内，以至被酒水吸收。因此，应当杜绝与诸如洗涤剂、酱菜、臭豆腐、奶酪等散发强烈气味的物品一同存放。

(2)做到合理置放。凡是瓶子使用软木塞的酒水需要横置，这也是葡萄酒的主要堆放方式，因酒瓶横放时酒液可浸润瓶塞，起隔绝空气的作用。蒸馏酒品的瓶子大多要竖置，以便于瓶酒中酒液的挥发，达到降低酒精含量，改善酒质风格的目的。在有条件的情况下，陈放已达25年以上的高级名贵酒品，应采取换塞等措施，否则将会发生意外而前功尽弃。

(3)注意定位摆放。酒品一旦放置好后，不要随意挪动。特别是不要清扫落在酒瓶上的尘灰，对高级酒品尤其如此:一是防止酒瓶摇晃而沉淀物泛起;二是证明酒品的古老名贵。

(4)做好酒品登记。入库的酒品都要登记，每类酒品都要标有卡片，对酒的年龄、产地、标价等详细登记备案

(5)打上储存标记。酒水管理人员在发料之前，应在酒瓶上做好标记。一般是用一种背面有粘胶剂的标签，也可用不易擦去的油墨戳记。标记上有不易仿制的标识、代号或符号。这样，可以防止酒吧员工私带酒水出售，然后侵吞收入。

(6)完善安全措施。酒水仓库和酒水储藏室的设计和建造必须考虑到能够有效地防止非法人员入室偷盗行为的发生。同时，还要配备适量的消防用品以防不测。贵重酒水应存放于特别的小间或仓库内重点分隔区内，以便实施重点管理。

23.4　酒水的发放管理

23.4.1　酒水发放的操作程序

(1)酒吧调酒师或服务员在下班之前将空瓶放在吧台上，据此填写酒水领料单，写清领用的酒水名称、空瓶数量及每瓶酒的容量，并交酒吧管理人员审批。

(2)酒吧管理人员根据领料单核对空瓶数和酒水牌号，如果相符可在“审批人”一栏签名同意领料。

(3)酒吧调酒师或服务员将空瓶和领料单送至发放处，发料员根据空瓶核对领料单，并用瓶酒逐瓶替换空瓶，然后在“发料人”一栏签名，并请调酒师或服务员在“领料人”一栏签名。

(4)为防止员工利用退回的空瓶再次领料，发料人应按酒吧规定处理送来的空瓶。

23.4.2　酒水发放的管理重点

(1)审批人　审批人是酒水发放的把关人，从根本上控制着酒水的发放量。必须以制度的形式确定酒水发放的各级审批人，而各级审批人平时应注意和基层保持密切联系，掌握酒水使用情况的动态信息，根据客观需求量进行酒水审批，以动态的眼光把握好酒水分配量。

(2)执行人　执行人涉及酒水发放过程各方面的人员，包括发料人员、核算人员和领料人员。执行人素质的高低直接关系到发放工作的质量，应加强对这些人员的日常管理。需要注意的是，实物发货人与发货记账人应分岗设置，另设专人领料，领用酒水需凭部门主管或其他有审批权限的人员签署的领料单，在项目填写完整之后发料人员才可发料，严禁先出货后补手续的做法，严禁白条发货。

(3)发货区域　仓库是酒水储存重地，每种酒水对储藏环境和条件都有严格明确的要求，如果大量人员频繁进出仓库会极大影响应有的储藏环境，同时严重威胁仓储酒水的数量安全。因此，应当尽量在仓储空间之外设置专门的发货区域，发货人员将待发放的酒水搬运到发货区域，领货人在此区域点数交接而不能直接进入仓库领料。

(4)发货时间　发货时间可以根据酒水的用途，采取定时和不定时相结合的办法。

(5)货物交接　在进行酒水交接时，发货人和领货人都必须按照发货单和领料单复核检查，点清所发酒水的品种、规格和数量，确保无差错时才准予出库。如若发生差错，会给仓库账目和成本核算等环节造成混乱，事后发现也难以查清问题及责任，造成很大的被动。

【本章小结】

酒吧管理最重要的是对人、财、物的管理。除了做好酒吧人员管理和前台管理之外，必须对酒吧的后台环节进行合理控制。加强酒水采购、验收、储存、发放管理，向客人提供数量适当、价格合理的酒水，避免酒水挥发、渗漏、浑浊、沉淀、酸败等变质耗损现象，最大限度地满足客人需求，保证酒吧经营运作。做好酒吧的后台管理，对于前台服务发挥着积极作用，对于提升酒吧的整体水平具有重大意义。

思考题

1.简述酒水验收程序有哪些步骤。

2.酒水储存的场所有哪些基本要求?储存控制的要点有哪些?

3.在酒水的发放管理中需要注意哪些重点?