办公室主任秘书长的工作技巧

怎样做好办公室主任或秘书长的工作

各级办公部门是各级政府的综合办事机构，具有办事、参谋、服务、综合、枢纽等职能，它有自己的特点：一是广泛性，上下左右、四面八方，都得联系；二是被动性，多是按照领导意图被动地工作；三是复杂性，是多种矛盾集中的地方；四是日常性和突击性，既要保证政府工作正常运转，又有很多突发性的事需要处理；五是综合性和事务性。这些特点都决定了做好办公部门的工作有一定难度，也说明办公室主任、秘书长的工作是不好做的。虽然办公室主任、秘书长的工作没有固定的模式，但在长期工作实践中，也有一定的规律可循，很多办公室主任、秘书长甜、酸、苦、辣都尝过，积累了不少宝贵的经验。综合起来大致有这样几个方面：

一是处理好政务和事务的关系。办公室的工作从大的方面分就是两大块，一是政务工作，一是事务工作。大家普遍感到，办公室事务性的工作太多，缠得脱不开身，两眼一睁，忙到熄灯，回头一想又不知忙了些什么。有的同志讲，别的部门述职时，一二三四，甲乙丙丁，一条一条明明白白，而办公室的工作，一堆乱麻，理不出个头绪，没有一条能提得起来，又没有哪一件可以放下不干。但是无论是政务性工作，还是事务性工作，都是办公室分内的事，都需要办好。这也是办公室的职能、性质所决定的。一般来说，各级办公室内部按政务类和事务类做了大体的分工，有的主任分管政务类，有的主任分管事务类，这样，按工作性质进行合理分工，不至于把所有主任都缠到事务堆里。但作为主任或秘书长，不论分管哪方面工作，都应该有个全局观念，整体观念，眼睛不能只盯在办公室这个小范围，胸中要装着全局、全行业的事，主要精力放在配合领导处理好关乎全局的政务工作。一个办公室主任或秘书长分管一大堆，要保证杂而不乱，有章法地工作，就要像毛泽东同志讲的会“弹钢琴”，按照办公室部门“参谋、助手、服务”这个主旋律，奏出一个协调的乐章来。

二是处理好主动和被动的关系。办公部门是为领导机关、领导同志服务的，工作有很大的被动性，这是办公部门的工作特点所决定的。但也不是完全处于被动的地位，关键是办公部门要妥善处理好主动和被动的关系。首先，各位办公室主任、秘书长要有主动参政的意识。我们直接工作在领导同志身边，对上面的精神、本级政府和部门一个时期的中心工作、领导的思想意图，一般来说能较早地知道。领导的思想、意图都离不开上面的精神，离不开每个时期的中心工作。只要我们吃透上面的精神，对本地区、本部门的情况熟悉，领导的思想意图也是不难掌握的。我们也可以及时、准确地为领导提供情况，出主意，提建议。其次，通过制度化、规范化建设变被动为主动。大家最头痛的是难以掌握领导的行动。作为办公部门可以建议领导同志对工作实行长计划、短安排，用“碰头会”或其他形式，把一周的工作部署及每位领导的工作安排，由办公室搞一个一周活动安排表，印发领导同志和有关部门，并由办公室协调、组织实施。还要多与党委、人大方面联系，加强协调和衔接，这样，不仅领导同志工作的计划性和主动性增强了，而且办公室的工作就主动多了。省政府从1986年开始就是这样做的，效果比较好。三是注意总结办公部门规律性的东西。尽管工作千头万绪，只要善于总结，都有规律可循，任何事情，按照客观规律去办，都会主动的。只要大家能在宏观预测和超前一步上下工夫，动脑筋、想办法，把工作做细，会改变被动的局面。

三是处理好大事和小事的关系。各级办公部门管了许多事，有小事，也有大事。怎样处理好大事和小事的关系？陈俊生同志在全国政府系统信息工作会议上讲了三条：第一，小事不能不管；第二，大事不能不抓；第三，应把重点放在抓大事上。我觉得这三点讲清楚了抓大事和小事的关系。作为一个办公室主任或秘书长，首先应该把自己的主要精力放在协助领导解决宏观运筹与决策的问题上。领导一个时期关注什么问题，研究什么问题，需要提供什么调查材料，也就是秘书长、办公室主任一个时期应该抓的大事。也就是说，应该适应决策核心的要求来安排和组织自己的工作。另一方面，要千方百计替领导挡小事，让领导能集中精力抓大事。挡小事不是不管小事，而是把小事揽过来，由办公部门消化掉，不要使一些小事去干扰领导工作。这样，办公部门看起来办了一些小事，但让领导能集中抓大事，从某种意义上说也是抓了大事。(www.xing528.com)

|在全省政府系统秘书长主任会上讲话

四是各级办公室主任、秘书长都应该努力学习，增长才干，提高素质，适应新形势的要求。近几年，各级政府、部门领导干部的结构发生了很大变化，办公室主任、秘书长要不断地适应客观形势的要求，努力学习，学经济、学政策、学法律、学管理，接受新知识、新技术，更新观念，努力使自己逐步成为既懂经济，又会管理的人才。现在有一种观念，认为做办公室工作的，做秘书工作的就不是专业人员，都不懂经济，不懂管理，这是很不全面的，我们做办公室主任、秘书长的，要求知识面更宽，要“议大事、懂全局、管本行”。很多政府文件、决定、方针、政策，都出自办公室主任、秘书长之手，起码要经过他们审核把关，如果知识面很窄，不懂得社会，不了解全面情况，对经济、政策、法律不熟悉，怎么能胜任这个工作？

原载《秘书之友》1989年第12期及甘肃人民出版社1999年出版的《中国当代秘书群星文选》。