管理平台建设的重要性

一、管理平台建设的意义

期刊数字化出版的未来是实现真正意义上的在线出版。既包括论文的全文上网、浏览及检索，也包括编辑出版的整个过程，也即编辑出版工作的整个流程网络化。要实现这个目标，管理平台必须在网上实现组稿、投稿、审稿、编辑、校稿、出版、阅读、检索、征订、发行等全方位的功能。总之，论文从投稿到最终被读者阅读、检索的整个过程都采用的是在线方式。在这个过程中，作者、编者、专家、排版者、读者等也是在线的。

1.编辑出版中存在的问题

1）作者经常打电话来查询稿件录用和安排情况，影响了编辑的正常工作。使用期刊网络化信息管理平台，作者可以通过作者在线投稿系统和编辑部实时联系，查询稿件处理的程度和进度，简化和编辑部沟通的烦琐程序。

2）来稿登记是一项烦琐而细致的工作，对于一些稿件量大的期刊社更是不胜其烦。使用期刊网络化信息管理平台，在作者注册和投稿的过程中形成的作者信息会自动生成稿件登记目录，包括稿件题目、作者姓名、来稿时间、论文摘要、关键词、基金项目等信息，减轻了编辑和编务登记的压力。

3）编辑出版流程中各种通知、稿签的录入工作很烦琐。收稿通知、退改通知、录用通知、退稿通知、派审函、目录安排、版面费通知、样刊邮寄标签等需要手工一次次登记、抄录，通过网络化信息管理平台可以自动生成编辑出版中的各种通知，大大减少编务和编辑的工作量，提高工作效率。

4）编辑工作无序化。在许多杂志社，编辑都是身兼数职（担任责编、负责审稿、负责编辑加工），这样就可能造成对自己负责的各类稿件的管理没有条理，经常出现忘稿、拖稿甚至丢稿的现象。期刊网络化信息管理平台能够将要处理的稿件分门别类地放在要求的栏目中，编辑工作时，对每天要处理的审稿任务、修稿任务、编辑加工任务等一目了然，清晰明白，还有工作任务到期提醒功能。结合这些功能，绝不会出现稿件拖期处理或者忘记处理的现象。

5）编辑工作流程不规范。由于来稿多、工作量大，编辑经常在收到稿件后没有及时给作者发收稿通知、修改通知等，作者需要经常来电话催促审稿、发送意见等。使用期刊网络化信息管理平台，这些跟作者和专家联系的信件都会有提醒功能，不会出现忘记发送信件的情况。

6）稿件档案不够规范、完善，不便于交流和查阅。稿件流程处理指导等资料不完善、归类不清，或者需要用时找不到，不利于新人的培养。使用期刊网络化信息管理平台，稿件档案完整、清晰，查阅方便。每个编辑都可以轻松地完成自己的工作。

7）出现一稿多投、重复投稿的现象。常会发现安排要发表的文章在其他期刊上居然已经发表了。通过使用期刊网络化信息管理平台对稿件重复率进行检索，防止一稿多发的现象发生。

8）期刊社的一些指导性文档无法让作者方便及时地知悉，如投稿须知、论文范例、参考文献撰写体例、摘要撰写方法等，导致稿件修改次数增加，无形中增加了编辑的工作量。使用期刊网络化信息管理平台，这些重要的指导性文档，在网站的作者园地都可以公布，也可以在投稿时显示给作者看，大大减少编辑修改稿件的工作量。(www.xing528.com)

9）无法对稿件、作者进行全面的统计。大多期刊社只能通过稿件登记本知道一年收了多少篇稿件，发表了多少篇稿件，而对作者职业、单位性质、主要投稿单位、投稿量排序等不能提供准确的数据。使用期刊网络化信息管理平台，通过查询和统计功能，可以轻松地了解这些信息。

10）目前各期刊社对审稿专家的依赖度很大。当审稿专家工作较忙无暇审稿时显得很无奈，大家也都在找寻一条扩大审稿专家队伍的有效渠道。使用期刊网络化信息管理平台，通过作者自荐和推荐两条渠道，大大扩充了审稿专家的队伍。作者注册的时候，通过自荐专家和推荐专家的选项来补充相应的专家信息，就会被列入审稿专家的备选名单，通过编辑的审查，就可以补充到审稿专家库。

2.网络化平台建设的意义

1）提高工作效率，大幅减少重复劳动。作者信息和稿件信息都由作者在注册和投稿时填写，减少了编务进行稿件登记的烦琐事务，而且给作者、专家发邮件时收信人姓名、稿件标题、收信人E-mail地址等都可自动带入，还可自动生成样刊标签、审稿费和稿费报表等。

2）提高编辑的现代化业务技能和素养。采用期刊网络化信息管理平台，编辑通过使用现代化的软件系统，可提高计算机水平和网络技能。编者可以通过相关的平台功能查找相匹配的专家，自动检索稿件的重复率，自动补充专家库信息，查找相关的高水平的作者等等，大大地节约了工作时间。

3）规范工作流程制度，提高服务质量。编辑通过期刊管理平台可以及时准确地回复作者信息，包括收稿通知、修改通知、录用通知以及退稿通知等。超期工作还将自动提醒，强化了期刊社的主动服务意识。

4）大幅节省业务经费。采用期刊网络化信息管理平台可以节省大量的业务经费，包括编辑部和评审专家、作者、读者之间的信件往来邮费，电话联系产生的通讯费，作者校对稿件产生的打印费等等。

5）缩短发表周期。由于管理平台具有在线编辑和在线审稿功能，程序设定的工作流程每天都会提醒编辑要处理的工作，可以有效缩短编辑处理稿件的时间以及专家的审稿周期，从而缩短了论文发表时滞，满足了科技工作者希望尽快将学术成果发表出来的要求。

6）提高期刊影响力。期刊网络化信息管理平台实现了印刷物和电子版刊物的同步出版，通过网站上的开放存取期刊全文、提要以及摘要检索，提高论文的检索率和被引用率，是提升刊物影响力最为简捷有效的手段之一，具有立竿见影的效果。