企业风险管理制度建设：采购业务风险管理

采购，是指企业购买物资（或接受劳务）及支付款项等相关活动。其中，物资主要包括企业的原材料、商品、工程物资、固定资产等。采购是企业生产经营的起点，既是企业的“实物流”的重要组成部分，又与“资金流”密切关联。众所周知，采购物资的质量和价格、供应商的选择、采购合同的订立、物资的运输、验收等供应链状况，在很大程度上决定了企业的生存与可持续发展。采购流程的环节虽不是很复杂，但蕴藏的风险却是巨大的。

企业在健全采购业风险管理时，应当比照健全资金、资产业务内部控制，着力从全面梳理相关流程入手。在此过程中，企业应当对采购业务管理现状进行全面分析与评价，既要对照现有采购管理制度，检查相关管理要求是否落实到位，又要审视相关管理流程是否科学合理、是否能够较好地保证物资和劳务供应顺畅、物资采购是否能够与生产和销售等供应链其他环节紧密衔接。在此基础上，要着力健全各项采购业务管理制度，落实责任制，不断提高制度执行力，确保物资和劳务采购按质、按量、按时并且经济高效地满足生产经营的需求。

一、采购业务管理的制度框架

按照采购业务管理流程进行风险分析，可以将采购业务分为编制需求计划和采购计划、请购、选择供应商、确定采购价格、订立框架协议或采购合同、管理供应过程、验收、退货、付款、会计控制等环节。下图列示的采购流程适用于各类企业的一般采购业务，具有通用性。企业在实际操作中，应当充分结合自身业务特点和管理要求，构建和优化本企业采购业务流程。

采购业务流程图

根据企业内控应用指引，采购业务至少应当关注下列风险：

（1）采购计划安排不合理，市场变化趋势预测不准确，造成库存短缺或积压，可能导致企业生产停滞或资源浪费。

（2）供应商选择不当，采购方式不合理，招投标或定价机制不科学，授权审批不规范，可能导致采购物资质次价高，出现舞弊或遭受欺诈。

（3）采购验收不规范，付款审核不严，可能导致采购物资、资金损失或信用受损。

企业应当结合实际情况，全面梳理采购业务流程，完善采购业务相关管理制度，统筹安排采购计划，明确请购、审批、购买、验收、付款、采购后评估等环节的职责和审批权限，按照规定的审批权限和程序办理采购业务，建立价格监督机制，定期检查和评价采购过程中的薄弱环节，采取有效控制措施，确保物资采购满足企业生产经营需要。

企业在制定采购业务风险管理制度，针对不同环节，应关注以下风险管理措施：

（一）编制需求计划和采购计划

采购业务从计划（或预算）开始，包括需求计划和采购计划。企业实务中，需求部门一般根据生产经营需要向采购部门提出物资需求计划，采购部门根据该需求计划归类汇总平衡现有库存物资后，统筹安排采购计划，并按规定的权限和程序审批后执行。企业在采购计划管理制度中，应关注以下风险管控措施：

第一，生产、经营、项目建设等部门，应当根据实际需求准确、及时地编制需求计划。需求部门提出需求计划时，不能指定或变相指定供应商。对独家代理、专有、专利等特殊产品应提供相应的独家、专有资料，经专业技术部门研讨后，经具备相应审批权限的部门或人员审批。第二，采购计划是企业年度生产经营计划的一部分，在制定年度生产经营计划过程中，企业应当根据发展目标实际需要，结合库存和在途情况，科学安排采购计划，防止采购过量或不足。第三，采购计划应纳入采购预算管理，经相关负责人审批后，作为企业刚性指令严格执行。

（二）请购管理

请购是指企业生产经营部门根据采购计划和实际需要，提出的采购申请。企业应建立采购申请制度，依据购买物资或接受劳务的类型，确定归口管理部门，授予相应的请购权，明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。企业可以根据实际需要设置专门的请购部门，对需求部门提出的采购需求进行审核，并进行归类汇总，统筹安排企业的采购计划。对请购要区分预算内和预算外，并明确其审批权限。

（三）供应商选择

选择供应商，也就是确定采购渠道。它是企业采购业务流程中非常重要的环节。企业在供应商选择过程，应建立科学的供应商评估和准入制度，对供应商资质信誉情况的真实性和合法性进行审查，确定合格的供应商清单，健全企业统一的供应商网络。采购部门应当按照公平、公正和竞争的原则，择优确定供应商，在切实防范舞弊风险的基础上，与供应商签订质量保证协议。建立供应商管理信息系统和供应商淘汰制度对供应商实时管理和考核评价，根据考核评价结果，提出供应商淘汰和更换名单，经审批后对供应商进行合理选择和调整，并在供应商管理系统中作出相应记录。

（四）确定采购价格

如何以最优“性价比”采购到符合需求的物资，是采购部门的永恒主题。企业在确定采购价格制度中，健全采购定价机制，采取协议采购、招标采购、询比价采购、动态竞价采购等多种方式，科学合理地确定采购价格。建立采购价格数据库，定期开展重要物资的市场供求形势及价格走势商情分析并加以合理利用。

（五）订立框架协议或采购合同

框架协议是企业与供应商之间为建立长期物资购销关系而作出的一种约定。采购合同是指企业根据采购需要、确定的供应商、采购方式、采购价格等情况与供应商签订的具有法律约束力的协议，该协议对双方的权利、义务和违约责任等情况作出了明确规定（企业按照支付合同规定的结算方式向供应商支付规定的金额，供应商按照约定时间、期限、数量、质量、规格交付物资给采购方）。企业应结合合同管理管理制度，根据确定的供应商、采购方式、采购价格等情况，拟订采购合同，准确描述合同条款，明确双方权利、义务和违约责任，按照规定权限签署采购合同。

（六）管理供应过程

管理供应过程，主要是指企业建立严格的采购合同跟踪制度，科学评价供应商的供货情况，并根据合理选择的运输工具和运输方式，办理运输、投保等事宜，实时掌握物资采购供应过程的情况。企业在采购制度中，应明确要求，依据采购合同中确定的主要条款跟踪合同履行情况，对有可能影响生产或工程进度的异常情况，应出具书面报告并及时提出解决方案，采取必要措施，保证需求物资的及时供应。实行全过程的采购登记制度或信息化管理，确保采购过程的可追溯性。

（七）验收

验收是指企业对采购物资和劳务的检验接收，以确保其符合合同相关规定或产品质量要求。企业在制度中，应制定明确的采购验收标准，结合物资特性确定必检物资目录，规定此类物资出具质量检验报告后方可入库。对于验收过程中发现的异常情况，比如无采购合同或大额超采购合同的物资、超采购预算采购的物资、毁损的物资等，验收机构或人员应当立即向企业有权管理的相关机构报告，相关机构应当查明原因并及时处理。对于不合格物资，采购部门依据检验结果办理让步接收、退货、索赔等事宜。对延迟交货造成生产建设损失的，采购部门要按照合同约定索赔。

（八）付款

付款是指企业在对采购预算、合同、相关单据凭证、审批程序等内容审核无误后，按照采购合同规定及时向供应商办理支付款项的过程。企业在制度中，应当加强采购付款的管理，完善付款流程，明确付款审核人的责任和权力，严格审核采购预算、合同、相关单据凭证、审批程序等相关内容，审核无误后按照合同规定，合理选择付款方式，及时办理付款。同时，加强预付账款和定金的管理，涉及大额或长期的预付款项，应当定期进行追踪核查，综合分析预付账款的期限、占用款项的合理性、不可收回风险等情况，发现有疑问的预付款项，应当及时采取措施，尽快收回款项。

（九）会计控制

会计控制主要指采购业务会计系统控制。企业应当加强对购买、验收、付款业务的会计系统控制，详细记录供应商情况、采购申请、采购合同、采购通知、验收证明、入库凭证、退货情况、商业票据、款项支付等情况，做好采购业务各环节的记录，确保会计记录、采购记录与仓储记录核对一致。在制度中应要求，指定专人通过函证等方式，定期向供应商寄发对账函，核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项，对供应商提出的异议应及时查明原因，报有权管理的部门或人员批准后，做出相应调整。

二、采购业务管理的制度模板

第一章　总　则

第一条　【制定目的和依据】本制度规定了××公司（以下简称“公司”）在采购方面的各项管理政策，旨在规范公司采购工作，指导公司采购活动，以期获得质量、服务和价格最优的产品、材料或服务，防范公司各类采购风险。

第二条　【制度适用范围】本制度适用于采购业务的管理，涉及生产原料采购、办公用品采购等内容。

第三条　【制度遵循原则】销售管理应遵循以下原则：

（一）遵守国家法律、法规和公司规章制度；

（二）坚持程序规范、内容合法；

（三）采购相关信息记录应真实、可靠。

第二章　职能部门及职责

第四条　采购部负责编制采购计划、询价比价、选择供应商、签订采购合同、采购请款、供应商管理等。

第五条　质量检验部负责采购物资质量检验等。

第六条　人事行政部负责汇总各部门办公用品需求，采购估价，下达采购任务等营销部负责公司销售计划的制订、更改、具体执行，公司产品价格的核算、整理和报价，与客户签订订单或合同以及客户的信息汇总和整理。

第七条　公司应当建立采购业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。公司采购业务的不相容岗位一般包括：

（一）请购与审批；

（二）供应商的选择与审批；

（三）采购合同协议的拟订、审核与审批；

（四）采购、验收与相关记录；

（五）付款的申请、审批与执行。

第三章　采购管理政策

第八条　采购人员根据销售订单及市场情况，编制采购计划，报部门经理、分管领导审批。经审核通过后，方可进行采购。所有申请单必须连续编号。

第九条　公司应建立《合格供应商名录》，同等质量条件下优先考虑价格低的供应商，以降低采购成本。若未采用最低报价，采购人员需书面说明原因。(www.xing528.com)

第十条　选择供应商标准：供应商应有合法的经营许可证，应有必要的资金能力。供应商按国家（国际）标准建立质量体系并已通过认证。有良好的售前、售后服务措施和服务意识。具有足够的生产能力，能满足本公司经营需要。同等价格择其优，同等质量择其廉，同价同质择其近。

第十一条　采购员定期对供应商进行评审或考察申请，填写《供应商考核表》，报采购部经理批准。

第十二条　对于新增供应商，应由采购部组织进行新增供应商开发和评审，审批合格后由采购部门专人更新《合格供应商名录》并存档。

第十三条　供应商管理。对由供应商产品质量问题造成的经济损失，应视情节轻重对供应商做出相应的处罚。具体惩罚措施既涉及的金额由企业视情况自行确定。需供应商赔偿的，由公司采购员填写《供应商原料不良扣款明细》，经供应商确认后，报财务总监批准，从供应商货款或下次供货数量中扣除。

第十四条　质量（损失）索赔范围：入库检验不合格、生产过程中由于供应商产品质量造成的经济损失、供货不准时造成公司生产线停产的经济损失等。

第十五条　每月由采购部采购人员、生产车间、财务部，成立调查小组对供应商进行考察，并出具调查报告，结合问题的反馈与解决，进行供应商评定。将考评结果登记到《合格供应商名录》。

第十六条　采购合同与订单签订。所有采购必须与供应商签订采购合同或订单，口头合同必须有书面的登记（零星的小物件允许用超市发票）。年采购金额较大的，可采用每年与供应商签订采购开口合同的方式，每笔采购业务应与供应商签订采购订单。

第十七条　单笔采购金额超过__________元的采购必须签订合同，__________元以下的可与供应商签订订单。合同订单均标准化由电脑自动生成，注明详细相关格式条款，具有统一格式。

第十八条　公司采购合同需经采购经理、分管副总、总经理审批。年采购金额在 元以上、关联交易和对公司经营产生重大影响的采购，需经董事会批准。签署后的采购合同副本需留档财务部。

第十九条　采购合同／订单变更或取消。采购合同／订单一旦经采购主管／总经理签发后，对其内容的任何更改（如价格、名称、供应商信息、增加或删除采购项等）必须通过合同／订单更改的方式进行。

第二十条　采购合同／订单变更应由经办人提出申请，填写《采购合同／订单变更或取消申请表》，由原合同／订单签字核准人审批。审批后根据采购合同与订单签订流程由采购员与供应商签订新的合同或订单。更改后的合同／订单编号不得与原合同／订单号相同。

第二十一条　由采购员负责将更改后的合同／订单发到相关归档部门，并凭审批通过的《采购合同／订单变更或取消申请表》将原合同／订单从相关部门收回并单独存放。

第二十二条　若合同／订单上的所有项目都被取消后，则原合同／订单取消，取消合同／订单须经办人提出申请，填写《采购合同／订单变更或取消申请表》，由原合同／订单签字核准人审批。由采购员与供应商联系有关取消的事宜，被取消的合同／订单应盖“取消”章，并单独存放。

第二十三条　采购验收入库。仓库收到供应商送货时，仓库保管人员应根据采购订单和供应商提供的《送货单》对货物进行分检、清点计数和过磅称重等，核对无误后将货物存放收货区，在《送货单》上签收。

第二十四条　原料的质量检验由质量检验部负责，质量检验部取得到样品后，应依据规定程序进行质量检验，并出具《检验报告单》。

第二十五条　仓库管理人员和质量检验人员在验收货物过程中如果发现货物有质量、数量、品位、包装等问题，应当立即通知采购部，采购人员依据采购合同／订单有关条款，办理退货、补货、更换、索赔等有关事宜。

第二十六条　如果仓库在收到供应商发货后，发现有超额发货情况，应当通知采购部，由采购部和供应商进行协商解决。

第二十七条　经质量检验部检验合格之后，仓储部仓库人员根据采购订单和供应商提供的《送货单》和清点记录的数据填写《入库单》。

第五章　办公用品采购管理

第二十八条　常规采购。公司各使用部门应每季度汇总本部门办公用品的实际使用情况，并确定下季度办公用品需求计划，以书面形式报人事行政部行政采购专员汇总。

第二十九条　行政采购专员收到各部门办公用品需求后，应结合《办公用品清单》中信息，确认本期需要添置的办公用品，填写《办公用品采购申请单》，并进行估价。

第三十条　行政采购专员每次估价前，应主动向供应商发函询问，如遇价格变动应要求供应商发《调价函》，更新《报价单》，《调价函》及《报价单》均应书面归档，建立价格档案，以便日后采购参考。

第三十一条　行政采购专员完成估价后，应将当期估价情况与前两期采购时的货价进行比对，并将比对意见与《办公用品采购申请单》一并经部门经理签字认可后交由财务总监审批，审批通过后方可进入采购流程。

第三十二条　办公用品到货后，行政采购专员负责通知各部门进行验货，确保送货单上的物品规格、型号、数量和《办公用品采购申请单》一致，确认无误后，各部门签收采购订单，行政采购专员建立台账。

第三十三条　行政采购专员应将实际发生的采购金额填写《请款单》，批量大的尽可能附增值税发票，交部门经理审批签字后，将其与部门签收单及《办公用品采购申请单》一并交由财务总监审批，财务总监审批通过后进行拨款。

第三十四条　各个部门验收办公用品后，可立即领用。但行政采购专员发放办公用品时，必须仔细审核领用人是否按照《办公用品清单》中所规定的时间、控制方式进行领用，否则一律不得发放；符合发放条件的，领用人必须先填写《办公用品领用登记表》并签字确认。

第三十五条　行政采购专员每月25日应将已签收的采购订单与供应商提供的对账单进行对账，确保办公用品台账的准确性。已实施采购但暂未发放的办公用品，由人事行政部指定专人进行保管，并于每月底进行盘点，确保账物相符，出现问题及时处理。

第三十六条　行政采购专员每月30日前应将各部门办公用品领用情况汇报给财务部门，由财务部按实分摊本月费用。

第三十七条　特殊采购。特殊采购主要针对以下情况：各部门由于某种特殊原因，急需某种未列入期初《办公用品采购申请单》的办公用品。

第三十八条　特殊采购申请流程为：先由使用部门提出特殊采购申请，填写《特殊采购请购单》，注明原因、需求日期，部门主管签字审批，行政采购专员汇总《特殊采购请购单》，经人事行政部经理审批通过后交由财务总监签字核准。

第三十九条　对于特殊采购中的实际采购环节，行政采购专员可自行询价和选定供应商，但必须将供应商和价格填写在《特殊采购请购单》中，由财务总监审批签字后方可下单。

第四十条　特殊采购下单和验收领用、请款与常规采购流程中相同。

第四十一条　政采购专员应于特殊采购发生后三个工作日内将供应商档案及报价单归档。

第四十二条　行政采购专员若发现某种物品一年内超过三次需要走特殊采购流程时，应将其完善在《办公用品清单》中，并将对应的报价单归档于价格档案。

第六章　附　则

第四十三条　本制度由行政部负责解释。

第四十四条　本制度自××年××月××日起施行。

三、制度要点解读

不同企业的采购流程可能会所差异，而且采购风险也不能杜绝，但是通过合理的制度设计，可以降低采购风险发生的可能性。按照采购管理的流程，企业大致可以针对以下风险点进行采购管理的制度设计。

（一）采购计划阶段的风险管理

（二）请购管理阶段的风险管理

（三）选择供应商阶段的风险管理

（四）采购定价阶段的风险管理

（五）采购合同签订阶段的风险管理

（六）管理供应过程阶段的风险管理

（七）验收阶段的风险管理

（八）付款阶段的风险管理

（续表）

（九）会计控制阶段的风险管理