学习ACCESS数据库计算控件的使用方法

【任务引导】

报表设计过程中，除在版面上布置绑定控件直接显示字段数据外，还经常要进行各种运算并将结果显示出来。例如，报表中页码的输出、分组统计数据的输出等均是通过设置绑定控件的控件来源为计算表达式形式而实现的，这些控件就称为“计算控件”。

【知识储备】

知识点1　报表添加计算控件

计算控件的控件来源是计算表达式，当表达式的值发生变化时，会重新计算结果并输出。文本框是最常用的计算控件。

知识点2　报表统计计算

报表设计中，可以根据需要进行各种类型统计计算并输出显示，操作方法就是将计算控件的“控件来源”设置为需要统计计算表达式。

在Access中利用计算控件进行统计运算并输出结果，有两种操作形式：

1.主体节内添加计算控件

在主体节内添加计算控件对记录的若干字段求和或计算平均值时，只要设置计算控件的“控件来源”为相应字段的运算表达式即可。这种形式的计算还可以移到查询设计当中，以改善报表操作性能。若报表数据源为表对象，则可以创建一个选择查询，其中添加计算字段完成计算；若报表数据源为查询对象，则可以再添加计算字段完成计算。

2.组页眉／组页脚节区内或报表页眉／报表脚节节区内添加计算字段

在组页眉／组页脚内或报表页眉／报表页脚内添加计算字段，对记录的若干字段求和或进行统计计算，这种形式的统计计算一般是对报表字段列的纵向记录数据进行统计，而且要使用Access提供的内置统计函数完成相应计算操作。

如果是进行分组统计并输出，则统计计算控件应该布置在“组页眉／组页脚”节区内相应位置，然后使用统计函数设置控件源即可。

知识点3　报表常见函数

报表设计中，常见的函数见表5.2所示。

表5.2　报表中的常用函数

【工作任务】

【案例5-7】在“教师信息”报表设计视图中根据教师“工作时间”字段使用计算控件算出教师的工龄。

【案例效果】图5-38是在“教师信息”报表中利用计算控件得到的教师工龄字段。通过该案例的学习可以学会在报表使用计算控件的方法。

图5-38　计算教师“工龄”的报表预览效果

【设计过程】

（1）打开“教师报表”，进入“设计视图”，如图5-39所示。

图5-39　教师信息表设计视图

（2）将页面页眉节内的“年龄”标签标题更改为“工龄”。

（3）选择主体节中的与“工龄”位置对应的控件（名为“年龄”），在“属性表”窗体中选择“全部”卡片，设置“名称”属性为“工龄”，设置“控件来源”属性为工龄的表达式“=Year （Data（））-Year（[工作时间]），如图5-40所示。

注意，计算控件的控件来源必须是等号“=”开头的计算表达式。

图5-40　“工龄”字段“控件来源”属性设置

（4）将报表保存为“教师工龄报表”，切换到“打印预览视图”，预览报表中计算控件显示结果，如图5-38所示。

【提示】根据需要，可以在报表设计中增加新的文本框，然后通过添加设置控件来源中的表达式完成更复杂的计算。

【实战演练】

1.在“教师信息”报表设计视图中的“报表页脚”处使用计算控件算出教师的平均年龄。（要求年龄值用红色加粗表示）

2.在“教师信息”报表设计视图中的“性别组页脚”处使用计算控件算出男女教师的各自的平均年龄。（要求年龄值用蓝色加下划线表示）

【任务评价】

【习题】

一、选择题(www.xing528.com)

1.在Access 2010中，报表可以基于（　）来创建。

A.窗体　B.查询　C.报表　D.SQL语句

2.用来显示报表中的字段名称或记录的分组名称的区域是（　）。

A.报表页眉　B.设计视图　C.报表页脚　D.页面页脚

3.下列不是报表的视图选项是（　）。

A.数据表视图　B.设计视图　C.打印预览视图　D.版面预览视图

4.要对报表中的一组记录进行计数，应将计算控件添加到（　）。

A.主体节　B.组页眉节/组页脚节

C.页面页眉/页面页脚节　D.报表页眉/报表页脚节

5.报表的作用不包括（　）。

A.分组数据　B.汇总数据　C.格式化数据　D.输入数据

6.下列区域中哪一个区域将出现在打印好的报表的每一页上（　）。

A.报表页眉　B.页面页眉　C.报表页脚　D.分组页眉

7.Access2010共提供了（　）种报表类型。

A.3　B.4　C.5　D.6

8.以下不属于报表的功能的是（　）。

A.分类　B.汇总　C.统计　D.筛选

9.编辑报表时不包括（　）。

A.排序数据　B.分组数据

C.数据图表　D.添加页码和当前日期

10.要显示格式为“页码/总页数”的页码，应当设置文本框控件的控件来源属性是（）

A.[Page]/[Pages]　B.=[Page]/[Pages]

C.[Page]&”/”&[Pages]　D.=[Page]&”/”&[Pages]

二、填空题

1.报表的三种视图分别是____________、____________、____________。

2.在报表中，最常用的计算机控件是____________。

3.在报表设计视图中可通过____________菜单添加“页码”和“当前日期”。

4.报表的组成比窗体组成多了两部分是____________、____________。

5.一个报表最多可按____________个字段或表达式进行排序。

6.在报表中对记录设置分组是通过设置排序字段的____________和____________来实现的。

7.____________视图主要是用于查看报表的版面布局。

8.要对报表中的所有记录进行汇总，应将控件放在报表的____________位置。

9.显示报表的汇总数据需要____________函数。

10.报表数据输出不可缺少的区域是___________。