【任务引导】
Access中提供了5种创建报表的工具：“报表”、“报表设计”、“空报表”、“报表向导”和“标签”。其中“报表”是利用当前打开的数据表或查询自动创建一个报表；“报表设计”是进入报表设计视图，通过添加各种控件自己设计建立一张报表；“空报表”是创建一张空白报表，通过将选定的数据表字段添加进报表中建立报表；“报表向导”是借助向导的提示功能创建一张报表；“标签”是使用标签向导创建一组标签报表。
【知识储备】
知识点1 用“报表”工具创建报表
在实际应用过程中，为了提高报表的实际效率，对于一些简单的报表可以使用系统提供的生成工具生成，然后再根据需要进行修改。创建报表的工具见图5-4所示。
图5-4 创建报表的工具
知识点2 用“报表”工具创建报表
在实际应用中，在“设计视图”下可以灵活建立或修改各种报表，熟练掌握“报表设计”工具可提高报表设计的效率。
知识点3 用“空报表”工具创建报表
使用“空报表”工具创建报表也是另一种灵活、方便的方式。
知识点4 编辑报表
在报表的“设计视图”中可以创建报表，也可以对已有的报表进行编辑和修改，如添加页码及时间日期等美化工作。
1.添加日期和时间
在报表“设计视图”中给报表添加日期和时间。操作步骤如下：
（1）打开报表，切换到“设计视图”；在报表设计工具的“页眉／页脚”中单击“日期和时间”按钮。
（2）在打开的“日期和时间”对话框中选择显示日期和时间及显示格式，单击“确定”按钮即可。
此外，也可以在报表上添加一个文本框，设置其“控件来源”属性为日期或时间的计算表达式。
2.添加分页符和页码
在报表中，可以在某一节中使用分页控制符来标志要另起一页的位置。也可在报表的“页面页眉/页脚”处为报表的每一页添加页码。
表5.1是报表中添加页码的常用格式。其中[page]表示当前页码，[pages]表示总页码。
表5.1 页码常用格式
3.使用节
报表中的内容是以节划分的。每一个节都有其特定的目的，而且按照一定的顺序输出在页面及报表上。在“设计视图”中，节代表各个不同的带区，每一节只能被指定一次。在打印报表中，某些节可以指定很多次。可以通过放置控件来确定在节中显示内容的位置。
（1）添加或删除报表页眉、页脚和页面页眉、页脚在报表“设计视图”中，打开属性表网格，选择“报表页眉”，然后可以在格式选项卡中设置属性“可见”为“是”或“否”。
页眉和页脚只能作为一对同时添加。如果不需要页眉或页脚，可以将相关节的“可见”属性设为“否”，或者删除该节的所有控件，然后将其大小设置为零或将其“高度”属性设为“0”。
如果删除页眉和页脚，Access将同时删除页眉、页脚中的控件。
（2）改变报表的页眉、页脚或其他节的大小
可以单独改变报表上各个节的大小。但是，报表只有唯一的宽度，改变一个节的宽度将改变整个报表的宽度。
可以将鼠标放在节的底边（改变高度）或右边（改变宽度）上，上下拖动鼠标改变节的高度，或左右拖动鼠标改变节的宽度。也可以将鼠标放在节的右下角上，然后沿对角线的方向拖动鼠标，同时改变高度和宽度。
（3）为报表中的节或控件创建自定义颜色
如果调色板中没有需要的颜色，用户可以利用节或控件的属性表中的“前景颜色”（对控件中的文本）、“背景颜色”或“边框颜色”等属性框并配合使用“颜色”对话框来进行相应属性的颜色设置。
4.绘制线条和矩形
在报表设计中，可通过添加线条或矩形来修饰版面，以达到一个更好的显示效果。
在报表上绘制线条的操作步骤如下：
（1）报表的“设计视图”中单击报表设计工具中的向下的箭头，即可打开“其他”控件。
（2）选择斜线按钮＼，单击报表的任意处可以创建默认大小的线条，或通过单击并拖动的方式可以创建自定义大小的线条。
利用“格式”工具栏中的“线条／边框宽度”按钮和“属性”按钮，可以分别更改线条样式（点、点画线等）和边框样式。
在报表上绘制矩形的操作步骤如下：
①选择“矩形”工具。
②单击窗体或报表的任意处可以创建默认大小的矩形，或通过拖动方式创建自定义大小的矩形。利用“格式”工具栏中的“线条／边框宽度”按钮和“属性”按钮，可以分别更改线条样式（实线、虚线和点画线）和边框样式。
【工作任务】
【案例5-1】使用“报表”工具创建“教师”报表。
【案例效果】图5-5是用“报表”按钮创建的“教师”报表的打印预览效果。通过本案例的学习可以学会利用“报表”按钮创建报表的方法。
图5-5 “教师”报表打印预览效果
【设计过程】
（1）打开“教学管理”数据库，在导航窗格中双击“教师”表作为报表数据源。打开的“教师”表如图5-6所示。
图5-6 打开“教师表”
（2）在功能区创建选项卡的报表组中单击“报表”按钮，屏幕显示系统自动生成报表。根据需要调整报表中每列的宽度，使每一个人的数据完整显示在一页中。
（3）保存修改后的报表，单击屏幕左上角的“视图”按钮，选择“打印预览”，Access进入打印预览时如图5-5所示。
【案例5-2】使用“设计视图”创建简单的“学生名单”报表。
【案例效果】图5-7是用报表“设计视图”创建的“学生名单”报表的打印预览效果。通过本案例的学习可以学会利用“设计视图”创建报表的方法。
图5-7 “学生名单”报表打印预览效果
【设计过程】
（1）在功能区“创建”选项卡的“报表”组中，单击“报表设计”按钮，进入报表“设计视图”，如图5-8所示。
图5-8 报表设计视图(www.xing528.com)
（2）在图5-8所示的报表设计网格右侧的空白区域单击右键，在出现的下拉菜单中选择“属性”，弹出“属性表”窗格，如图5-9所示。
图5-9 “属性表”窗格
（3）在“属性表”中选择“数据”选项卡，单击“数据源”属性右侧的省略号按钮，打开查询生成器，如图5-10所示。
图5-10 打开查询生成器
（4）在打开的“显示表”对话框中双击“学生”表，关闭对话框。在查询生成器中选择需要输出的字段（学号、姓名、性别、年龄和政治面貌）添加到设计网格中，如图5-11所示。
图5-11 选择报表中要输出的字段
（5）将报表保存为“学生列表”，关闭查询生成器。完成数据源设置之后，关闭“属性表”，返回报表的“设计视图”。单击工具组中的“添加现有字段”按钮，在屏幕右侧打开“字段列表”对话框，如图5-12所示。将字段列表中的字段依次拖拽到报表的主体节中，并适当调整位置。
图5-12 “字段列表”对话框
（6）在图5-9所示的“页面页眉”节中，单击报表设计工具中的“标签”控件，然后在“页面页眉”节的中间进行拖拽，设定适当的大小，在标签中输出“学生名单”，然后再次选中该标签，单击右键，打开如图5-13所示的“属性表”窗格。在“属性表”窗格中设置字号为“24磅”、文本对齐方式为“居中”，完成后的设计结果如图5-14所示。
图5-13 “属性表”窗格
图5-14 完成后的“设计视图”
（7）保存报表，切换到“打印预览视图”，可见如图5-7所示的报表效果。
【案例5-3】使用“设计视图”来创建如图5-15所示的“学生成绩”报表。
【案例效果】图5-15是用报表“设计视图”创建的“学生成绩”报表的打印预览效果。通过本案例的学习可以学会利用“设计视图”创建多表报表的方法。
图5-15 学生成绩表（局部）
【设计过程】
（1）在功能区“创建”选项卡的“报表”组中，单击“报表设计”按钮，进入报表“设计视图”。在报表设计网格右侧的空白区域单击右键，在出现的下拉菜单中选择“属性”，弹出“属性表”窗格。
（2）在“属性表”标签中选择“数据”选项卡，单击“数据源”属性右侧的省略号按钮，打开查询生成器。
（3）在打开的“显示表”对话框中依次双击“课程”表、“学生”表和“选课”表，将它们放入查询生成器的上半部分，关闭对话框。然后依次选择需要输出字段学号、姓名、课程名称和成绩添加到设计网格中，结果如图5-16所示。
图5-16 查询设计器
（4）将报表保存为“学生成绩报表”，关闭查询生成器。完成数据源设置之后，关闭“属性表”窗格，返回报表的“设计视图”。
（5）单击功能区“页眉／页脚”工具组中的“标题”按钮，在报表设计区的两端会新增“报表页眉”节和“报表页脚”节，“报表页眉”节如图5-17所示。此时可以输入报表标题“学生成绩表”，并可以根据需要设置相关的属性。
图5-17 设计报表页眉
（6）单击工具组中的“添加现有字段”按钮，在屏幕右侧打开如图5-18的“字段列表”窗格。将字段列表中的字段依次拖拽到报表的主体节中，删除字段前用于显示字段名称的标签，并适当调整位置。
图5-18 “字段列表”窗格
（7）单击报表设计工具中的“标签”控件，在页面页眉节中添加4个标签，分别输入：“学号”、“姓名”、“课程名称”和“成绩”。同时可以设定标签的相关控件属性，调整文字的颜色和大小。
（8）单击功能区“页眉／页脚”工具组中的“页码”按钮，打开如图5-19所示的对话框。选择“第N页，共M页”格式，选择“页面底端（页脚）”位置，单击“确定”按钮。
图5-19 “页码”设置对话框
（9）根据需要适当调整相关控件的位置，设置相关属性，并适当调整主体节的宽度，保存。完成后的“设计视图”如图5-20所示，切换到打印预览即可得到如图5-15所示的报表。
图5-20 学生成绩表设计完成后的“设计视图”
【案例5-4】使用“空报表”工具创建“学生选课情况表”。
【案例效果】图5-21是用“空报表”按钮创建的“学生选课情况”报表的打印预览效果。通过本案例的学习可以学会利用“空报表”创建多表报表的方法。
图5-21 “学生选课情况”报表预览
【设计过程】
（1）在功能区“创建”选项卡的“报表”组中，单击“空报表”按钮。显示如图5-22所示，直接进入报表的布局视图，屏幕的右侧自动显示“字段列表”窗格。
图5-22 空报表的布局视图
（2）在“字段列表”窗格中单击“显示所有表”选项，单击“课程”表前面的“+”号，在窗格中会显示出该表所包含的字段名称，如图5-23所示。
图5-23 在窗格中打开表
（3）依次双击窗格中需要输出的字段：课程号、课程名称、课程类别和学分，结果如图5-24所示。
图5-24 向报表中添加字段
（4）在“相关表的可用字段”中单击“选课表”表前面的“+”号，显示出表中包含的字段，如图5-25所示。双击“学号”，显示的报表如图5-26所示。此时，屏幕右侧的“字段列表”窗格也随之发生变化。
图5-25 打开相关表的可用字段
图5-26 添加相关字段
（5）在“相关表的可用字段”中单击“学生表”表前面的“+”号，显示出表中包含的字段，如图5-27所示。
图5-27 打开相关表的可用字段
（6）双击“姓名”，显示的报表如图5-28所示。保存设计，输入表名“学生选课列表”。切换到“打印预览”，可以看见报表输出如图5-21所示。
图5-28 添加相关字段
【实战演练】
1.以“学生表”为数据源，使用“报表”工具创建“学生”报表。
2.以“教师表”为数据源，使用“设计视图”来创建“教师信息”报表，要求输出“教师编号”、“姓名”、“性别”，“职称”和“学历”几个字段。
3.以“学生表”、“课程表”和“选课表”为数据源，使用“设计视图”来创建“学生选课成绩”报表。要求输出“学号”、“姓名”、“课程号”、“课程名称”、“成绩”几个字段的内容。
4.以“学生表”为数据源，使用“空报表”工具创建“学生信息报表”。
5.以“教师表”为数据源，使用“标签”工具创建“教师基本信息卡”报表，要求输出“教师编号”、“姓名”、“性别”、“职称”、“学历”和“年龄”几个字段内容。
【任务评价】
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