物流信息管理：解析信息与信息系统

一、信息和数据

信息和数据是我们经常使用的词汇和术语，也是信息系统中最基本的概念。信息系统处理的主要对象是大量的各式各样的信息和数据。当今社会已进入日新月异的信息时代，信息和数据已经被广泛地应用到社会生活的各个领域。那么，什么是信息？ 基于不同的领域和不同的研究目的，人们对信息的定义也是五花八门。例如，信息是数据加工处理的结果；信息是一种有用的知识；信息是对现实世界某一方面的客观认识等。由此可见，信息是一个包容性很强很难被确切定义的术语。本书主要从信息系统的角度对信息进行定义。在给信息进行定义之前，首先让我们了解一下数据的概念。

（一）数据

所谓数据，就是用来反映客观事物的性质、属性以及相互关系的任何字符、数字和图形。例如，“五艘集装箱货轮”，其中的“五”和“集装箱”就是数据。“五”表示了货轮的数量特征，“集装箱”反映了货轮的类型。在信息系统领域中，我们可以将数据这样定义：数据是记录客观事物的可以鉴别的符号，数据不仅包括数字，还可以是文字，图形及声音等。

数据是一种原始记录，没有经过加工的数据是粗糙的杂乱的，但是，它是真实的可靠的，有积累的价值。现代科技的飞速发展已经使计算机能够处理数量惊人的各种数据，而我们更关注那些经过计算机处理过的数据，这是因为我们可以从这些数据中得到有用的信息。

　 （二）信息

1、信息的定义

现代经济生活每天都产生大量的各式各样的信息。信息论的创始人申农对信息的定义是：信息是一种对不确定性的消除。事物的不确定性被消除得越大，信息量就越大。对信息的定义，有的从使用者的视角出发进行定义，有的从纯技术的角度来进行概括。一般说来，信息总是通过数据形式来表示，加载在数据之上并对数据的具体含义进行解释。信息是客观世界的反映，它提供了有关现实世界某些事物的知识，这种知识对信息的接受者来说是有价值的。所以，信息就是经过加工处理的有价值的数据。

2、信息的分类

从不同的角度，可以将信息分成不同的类别：

（１）自然信息与社会信息

自然信息是指由自然界产生的反映自然事物的信息，例如气象信息，海洋信息等。社会信息是指反映人类社会的有关信息，例如物流信息，企业管理信息等。

（２）原始信息与综合信息

从信息源收集的信息是原始信息。在原始信息的基础上经过信息系统的综合加工产生的新数据信息称为综合信息。相对而言，综合信息对于使用者的管理和决策来说更有价值。例如，物流决策支持系统（ＤＳＳ）所产生的信息属于综合信息，这种信息可以用于物流管理决策。

（３）内部信息和外部信息

凡是在系统内部产生的信息称为内部信息。例如，在企业的内部网上产生和共享的信息就属于内部信息的范畴。外部信息在系统外部产生，例如，对于物流企业来说，国家的一系列有关物流的政策信息就是一种外部信息。

（４）输入信息、中间信息和输出信息

　　从系统外部或从贮存体中输入的信息称之为输入信息，在加工处理过程中产生的信息称为中间信息，加工后得到的信息称为输出信息。

3、信息的特征

（１）信息的准确性

信息的准确性是信息系统正确决策的基础。人们只有输入正确的信息，才能进行正确的决策。错误的或失真的信息将导致信息系统输出错误的分析结果。

（２）信息的共享性

信息的共享性是信息的重要性质之一。信息的共享性表现在许多人都可以使用同样的信息。作为一种共享资源，在信息的生命周期以内，信息不会因为个别人的使用而消失。信息的共享是现代企业管理的重要基础之一。企业的各个部门通过内部网络可以进行信息的共享，保证了信息的统一性和决策的一致性。在供应链管理信息系统中，供货商可以通过系统了解到分销商的商品分销情况，零售商可以实时掌握在途货物的运输情况等，可以大大提高决策和操作的准确性，有效降低成本。

（３）信息的时效性

信息是有生命周期的信息。在一个特定的时间跨度以内，信息是有效的；如果超过这一时间跨度，信息有可能会失效。信息的时效性是相对而言的。但是信息的时效性客观上要求我们要尽快地得到所需要的信息，信息的传递通道要时刻保持、通有效，尽量减少中间停顿。例如，ＱＲ（Ｑｕｉｃｋ Ｒｅｓｐｏｎｅ ）快速反应系统就要求决策者对于客户的需求进行快速反应，迅速进行信息获取和处理，满足客户的需要，提高运营效率。

（４）信息的存储性

信息的表现形式多种多样，有文字、数字、图形和声音等多种形式。信息的可存储性表现在信息可以被存储在不同的载体之上。由于现代计算机科学的飞速发展，计算机在存储大量不同类型信息的功能方面发展得很快，并且能够安全利用数据，随时转换存储格式，最大限度地发挥了信息的重复使用效率。

（５）信息的可加工性

信息具有可加工性主要表现在信息可以进行代码信号的转换，例如将信息存储在计算机里转换成二进制代码，更加便于处理。信息可以加工提炼，例如，供货商可以把市场需求信息加工成数量信息，零售商可以将商品的条码信息加工成与商品销售量有关的信息，以便更加合理地安排订货。

（三）信息与数据的联系和区别

通过上面的分析，我们可以理解信息与数据之间的关系。信息和数据两个概念既相互联系，又相互区别。数据是人们用来反映客观事物的可鉴别的符号，具有抽象性；信息是经过加工分析之后的数据，是有价值的数据。在实际工作中，信息和数据经常不加区分地被混用，但是我们在研究信息系统时应当明确两者之间的联系与区别：数据是原材料，信息是加工后的有价值的数据。

二、信息系统

（一）系统

１、系统的定义

一般说来，系统是由相互作用和相互依存的若干组成部分按一定规律组合而成的具有特定功能的有机整体。按照ＷＥＢＳＴＥＲ大辞典的解释，系统是有组织的和被组织化了的整体；结合着的整体所形成的各种概念和原理的总和；由有规则的相互作用相互依存的形式组成的诸要素的集合等。

２、系统的特点

（１）集合性

为了实现特定功能，系统至少要由两个或两个以上的要素构成，这一特性称为系统的集合性。

（２）整体性

系统是由相互联系相互作用的若干组成部分组成的一个有机整体，具体表现在整体联系的统一性、系统功能的非加和性等。

（３）相关性

组成系统的各部分之间，部分与系统之间存在相互联系相互依存的关系。这种关系决定了整个系统的性能和机制。

（４）层次性

一个系统由多个相互联系的子系统构成，每个子系统又自成体系，有自己的功能和目标。由此，我们说系统具有层次性。

（５）适应性

系统与外界环境之间通常有物质、能量和信息的交换，环境的变化可能引起系统特性的变化；同样，系统的作用不同也会引起环境的变化。系统必须适应外界环境的变化才能顺利地实现系统的目标和功能。

３、系统的研究方法

（１）明确系统的目的

当我们研究某一系统时，首先要明白系统要完成什么样的任务。例如，配送管理信息系统的主要目的是最大限度地降低物流配送成本，通过在购买商和供应商之间建立实时的双向链接，为供求双方提供功能完善的配送服务信息。 (www.xing528.com)

（２）区分系统与环境，确定系统的界限和范围

系统具有一定的界限，界限之内称为系统，界限之外称为环境。系统与环境的关系是通过输入与输出实现的，划清系统的界限层，有助于对系统进行进一步分析。

（３）分析系统的层次结构

我们将系统划分为若干子系统，子系统再继续划分为若干子子系统，直到划分适合研究需要，适于理解为止。

（４）注意系统的应变性

信息系统是一个人机系统，同时受到内外多方面因素的影响，容易发生改变。因此，我们在分析信息系统时应当注意系统的应变性。

（ 二）信息系统

１、信息系统的概念

信息系统是以加工处理信息为主的系统，它对信息进行采集、处理、贮存、管理、检索和传输，随时向有关人员提供有关的信息，它是硬件和软件、方法、过程以及人员组成的联合体。信息系统是任何一个组织中都存在的子系统，它渗透到组织的每一部分，在诸系统中有着不可替代的重要作用。

２、信息系统的基本功能

（１）数据的收集和输入

数据是信息系统处理的对象。在信息系统处理流程中，首先需要对数据进行收集和输入。当数据记录在一定介质上并经校验后，即可输入系统进行处理。在实际处理中，可以通过输入设备将系统所需数据随时进行输入。例如，在物流信息系统中，ＰＯＳ 系统可以完成部分数据的收集和输入，通过数据传输，为零售商提供决策支持。

（２）数据的加工处理

数据具有一定的抽象性、原始性，要使之成为有用的信息必须进行加工处理。信息系统具有加工处理数据的作用，数据加工的方法很多，包括代数运算、统计量的计算及各种检验、各种最优算法、模拟预测、排序分类与合并等。信息系统的这一部分功能的强弱直接关系到信息系统的优劣，现代高级的信息系统已经能够处理数量惊人的各种数据。

（３）数据的存储功能

在日常经济管理过程中往往要产生大量的各种类型的数据，其中又有相当一部分数据需要重复使用，大量的经过加工处理而得到的有关信息和数据也要随时存储起来，以备将来使用和更新。信息系统的这种存储数据的功能方便了管理者的日常业务处理，大大提高了工作效率。

（４）数据传输功能

一般较大的信息系统都具有较大的规模，在地理上有一定的分布，此时数据传输就成为信息系统必备的一项基本功能。在传输过程中要考虑信息的种类、数量、频率和可靠性等因素，实际上传输与存储常常联系在一起。

（５）信息输出功能

信息系统服务的对象是管理者，因此，它必须具备向管理者提供信息的手段和机制。信息系统对加工处理后所得到的信息，可以根据不同的需要，以不同的方式输出。有的直接供管理者使用，例如以报表、图形等形式输出；有的则是供计算机进一步处理，分析，例如将中间结果输出到有关介质上。

３、信息系统的构成

我们可以从逻辑功能的角度考虑信息系统的构成。一个信息系统一般都具有信息的输入、处理、存储、检索、传输、管理、输出等功能。虽然目前信息系统种类繁多，但由于各种信息系统均采用了计算机，因此在组成形式上又有相同之处。一般来说，信息系统由系统资源、应用软件和系统管理软件等构成。系统资源是信息系统的基础。资源包括硬件和软件两大部分。硬件包括计算机及其外部设备、计算机网络、通讯设备及线路、办公自动化设备等，其中外部设备中的外存一般要求有较大的容量。软件包括操作系统、数据库管理系统、程序设计语言、网络软件及各类工具软件等。信息系统应用软件是利用计算机资源开发的能完成用户业务所需的程序系统。信息系统应用软件还可以进一步划分为若干个应用子系统，称之为子系统层。这种子系统层的划分与信息系统的处理的具体业务有关。另外，每个子系统还可继续划分成若干个子子系统。每个子系统或子子系统还可以根据需要进一步划分为多个功能模块或子功能模块。我们可以根据程序模块的要求编制程序，在信息系统的开发中，这部分的工作非常重要，耗时较长。系统管理软件是保证信息系统正常运行的重要条件。信息系统的应用软件是信息系统设计及使用时的最主要部分。这部分的子系统、功能模块的功能一般都是把输入的信息经过加工处理和综合，然后用必要的形式进行输出。

４、信息系统的分类

（１）按信息是否可以进一步深加工分类，可把信息系统分为情报性质信息系统和决策功能信息系统。前者包括科技情报信息系统、地理信息系统等；后者包括企业管理信息系统、物流管理信息系统等。

（２）按处理方式不同分类，可把信息系统分为集中处理式信息系统和多级式处理信息系统。银行储蓄信息系统是集中式的信息系统，国家经济信息系统是多级处理信息系统。

（３）按行业不同分类，可把信息系统分为工业、商业、物流等不同的信息系统。

（４）按地域范围不同分类，可以把信息系统分为世界性、全国性、地区性和局域性信息系统。例如，国家经济信息系统是全国性的信息系统。

三、管理信息系统（Management Information System，MIS）

（一）管理信息系统的定义

管理信息系统是信息系统在管理领域发展的一个重要分支，它是在操作信息系统（Ｏｐｅｒａｔｉｏｎａｌ Ｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎ Ｓｙｓｔｅｍ，ＯＳ）的基础之上发展起来的能够收集、传输、存储、加工、输出、维护、管理和使用信息的人机系统。管理信息系统与业务信息系统的主要区别是，它不仅能进行数据处理，而且还将数据处理与优化的经济管理模型、方针等结合起来，能向各级管理人员提供决策的有用信息。

（二）管理信息系统的特点

１、管理信息系统是一个人机相结合的辅助管理系统即在对企业的经营管理过程中，管理人员始终是进行管理和控制的主体，而计算机始终都是一个辅助管理的工具。

２、管理信息系统主要是以解决结构化的管理问题为主所谓结构化管理的问题是指可以用一定的公式或规定来解决的管理。这种管理通常可以通过建立数学模型的方法进行描述求解。

３、管理信息系统追求用系统处理问题的模式在日常经济管理中要处理大量的信息，系统的响应速度、运行效率和成本将成为系统追求的目标。

（三）管理信息系统的功能

１、及时提供反映企业实际情况的各种形式的信息，支持决策；

２、运用数学模型和过去的信息预测未来；

３、针对不同的管理层给出不同要求的报告，达到控制企业行为的效果；

４、辅助管理者进行监督和控制，以便有效地利用企业的资源。

（四）管理信息系统的应用

１、国家经济信息系统

国家经济信息系统是一个总称，包括国家各综合统计部门在内的国家级信息系统。在国家经济信息系统下，各级信息系统形成一个纵横交错的独立系统，处理经济信息，包括收集、存储、加工、传送、转换等等，为国家经济部门和各级决策部门提供信息支持。

２、企业管理信息系统

企业管理信息系统是比较复杂的管理信息系统，一般具备对工厂生产监控、预测和决策支持的功能，大型企业的管理信息系统的规模都很大，技术要求比较复杂，需要应用各种数学模型。

３、事务型管理信息系统

事务型管理信息系统以事业单位为主，主要处理日常事务，如医院管理信息系统、饭店管理信息系统、学校管理信息系统等。由于事务不同，这些信息系统的逻辑模型各不相同，但基本处理对象都是事务信息。这些信息系统的实时性很强。

４、专业型管理信息系统

专业型管理信息系统，如人事管理信息系统、物价管理信息系统、物流管理信息系统等。这类信息系统的专业性要求很强，主要功能是收集、存储、加工、预测等，规模较大，建成后易见效益。