应用文写作|年度系会纪要

某职业技术学院文秘系召开了一次爱国主题系会，2008—2010级学生会参加了会议，院长、团委书记、院办主任等领导应邀出席。系主任做了讲话，系学生会主席主持了会议。发言很热烈，2008级、2009级、2010级学生代表分别汇报了本级所开展的爱国活动。

请模拟举办这次系会，并以院办的名义拟写一份格式正确的纪要。

纪要是记载会议主要情况和议定事项的公文。它是会议文件的一种，适用于大中型会议或比较重要的会议。

（一）纪实性

纪要必须是会议宗旨、基本精神和所议定事项的概要纪实，不能随意增减和更改内容，任何不真实的材料都不得写进纪要。

（二）概括性

纪要必须精其髓，概其要，以极为简洁精练的文字高度概括会议的内容和结论。

（三）指导性

纪要对工作有一定的指导作用，它要传达会议情况、会议精神，要求与会单位相关部门以此为依据开展工作，落实会议的议定事项。

1．纪要能传达会议精神，上报给上级机关的纪要往往还能起到反映情况、汇报工作的作用；

2．下发给下级机关的纪要，往往具有统一认识、指导工作的作用；

3．抄送给平行机关或不相隶属机关的纪要，则能起到交流信息、沟通情况、知照事项的作用。

1．结构模板：标题＋正文＋落款。

2．标题：常见的会议纪要有三种。

①会议名称+“纪要”。如：《全国农村工作会议纪要》；

②机关名称＋会议名称+“纪要”。如：《中共××市委常委扩大会议纪要》；

③复式标题（即有正、副标题），其中正标题表明纪要主旨，副标题表明会议纪要名称。如：《一切围绕经济转，一切围绕效益干——安徽沿江四市负责同志座谈会纪要》。

3．正文：包括开头、主题、结尾三个部分。

①开头：主要写会议概况，包括会议背景、重要性、目的、时间地点、参会人员、主要议程等内容；通常有两种写法，一是叙述式，一种是条目式。

②主体：包括会议研究的问题，讨论的主要意见、取得的成果，对会后工作的指导思想、要求和措施等内容。写法通常有以下三种：

分类归纳式：将会议讨论研究的内容分类归纳成几个问题来写；

概述式：根据会议进程，会议议题、主要意见和决定进行综合、提炼、概括；

发言记录式：按照发言顺序将每个发言人的主要观点和意见摘要出来。

③结尾：主要写会议的希望或要求。

4．落款：①无版头：发文机关＋发文时间＋公章；

②有版头：用于上报的纪要，补充成文时间并加盖公章；

　用于下发的纪要，无须标注成文时间及盖章。

示例1　办公会议纪要

××××年×月×日上午八点，由县长×××主持召开了××县人民政府第六次常务会议，现将会议讨论及决定的主要事项纪要如下：

一、会议听取了副县长×××关于召开经济工作会议准备的情况汇报，讨论了扩大县属企业自主权的十条规定。会议同意县经济工作会准备情况汇报，并决定于×月×日召开全县经济工作会议。今年各项经济工作指标，要以市经委下达的为准，不再调整县原各公司的主要经济指标。在县经济工作会议上，由县经委与县原各公司签订经济责任书。

二、会议原则同意县民政局关于民政事业费管理使用办法的修订意见。

三、会议同意将县政府办公室提出的转交机关工作作风的规定意见（讨论方案）印发各部门，以县政府文件印发。

出席：副县长×××、××、××、×××，办公室主任×××

请假：×××（出差）

列席：×××、×××、×××

××县人民政府办公室（公章）
××××年×月×日

示例2　专项会议纪要

由中国国际贸易学会国际商务英语研究委员会主办，××大学外国语学院承办的第六届全国国际商务英语研讨会于2004年10月22日至24日在××大学胜利召开。

出席本届大会的代表共计178人，来自全国大专院校、科研院所、出版社及英国××大学等近100个单位，共提交学术论文92篇，无论在与会人数的规模上，还是在论文的数量及质量上均为历届之最。精心编制的会议论文集在会前准备就绪，会议代表人手一册，充分体现了会议的高效率。

开幕式由国际商务英语研究委员会副主任、××大学外国语学院商务英语系肖××教授主持……

本次研讨会分为主题演讲、分组讨论与场外交流三部分。

研讨会的闭幕式由肖××教授主持……(www.xing528.com)

会议期间，共有五所院校提出了举办2006年第七届全国国际商务英语研讨会的申请，三所院校参加了最后的演说竞争。经过激烈的竞争，最后××大学脱颖而出，成功地赢得了第七届全国国际商务英语研讨会的主办权。另外，经充分协商，研究会决定2005年第四次主任联席会将在杭州举行，由××工商大学承办。

与会者对东道主为大会所做的会议安排、生活接待和游览活动很满意，对××大学、××大学外国语学院的领导及师生，特别是对为筹办本次会议而辛勤工作的会务组成员表示由衷的感谢。大家一致认为，这是一次科研成果丰富、学术气氛浓厚、团结合作的大会，是一次圆满成功的大会。

中国国际贸易学会国际商务英语研究委员会
××大学外国语学院
2004年10月26日

示例3　专项会议纪要

××××年×月×日下午，主管政治思想教育工作副院长××主持召开了本院学生思想状况分析座谈会，现将座谈会情况纪要如下：

一、××副院长传达了省教育厅领导关于要认真加强学生政治思想工作，注重分析当前学生的思想状况的讲话精神，其后，××副院长对学生思想状况做了分析，认为当前学生的思想状况总体是健康的、向上的，但也存在一些较突出的问题，如……（略）

二、人文系党总支书记×××同志说：当前青年学生思想比较活跃，愿意思考问题，这确是学生的主流，但当前在部分学生中也存在比较严重的拜金主义、重技能轻理论、重实用轻人文的倾向。

三、××班党支部书记在汇报学生思想状况时，指出有些同学在思想上没有处理好学习与兼职的关系，严重影响了学习成绩。

四、经贸系政治辅导员×××同志谈到个别学生存在怕露贫而不愿申请经济困难补助的心理。

出席：各系党总支书记、政治辅导员、班主任、学生会委员

××××学院（公章）
××××年×月×日

示例4　办公会议纪要

2001年2月21日下午，陈×总裁主持召开新学期首次总裁办公会议，提出2001年企业集团的工作思路，布置和落实2001年的工作重点和工作任务，并要求企业集团总部各部门依据总体思路制订各部门2001年工作计划。会议认为：

一、企业集团的工作职责和管理范围已明确，针对目前现有所属企业状况，我们的工作思路是：“扶持和培育10~15家骨干企业，稳定30家左右中等企业，撤、并、停、转、重组一批小企业和困难企业。”在此工作思路的框架下，使企业集团下属的子企业数量有一个明显的减少，并促进有潜力的企业快速发展。

二、依据今年的工作思路，结合企业的改制和企业外迁，集团总部内具体工作任务是强化基础管理工作，建立三库，即企业资产财务信息库、人力资源库、企业基本情况数据库。

三、制订新的企业考核体系，对企业不同性质，不同行业应有不同的考核办法和制订对控股、参股企业中集团派出人员的工作条例，确保信息畅通。

四、规范参股、控股股企业的设立程序、完整材料，以条例形式进行管理。

出席：陈　×　田　×　裘　×　叶××

魏　×　马　×　周××

请假：姚××

××××公司（公章）
××××年×月×日

模板1：

No：××××××

特急

××××纪要

-------------------------------------

××××年×月×日，××××会议在××××××召开。参加会议的有各部门负责人。会议由×××主持。现将会议讨论和决定的问题纪要如下：

一、会议指出：××××××××××××。

二、会议认为：××××××××××××。

三、会议要求：××××××××××××。

附件：1．××××

2．××××（附注）

-------------------------------------

抄送：×××，×××，××××。××××年×月×日印发

模板2：

1．给材料写作。

“五一”长假在即，为了更好地做好今年的招生工作，某学院为此召开了院长办公会，招生和就业处处长也应邀出席了会议，会议研究制订了今年的招生方针与政策，会议研究决定：今年招收的对象主要是三年制大专及五年制大专学生，同时也要尽力做好自考生源的宣传工作，努力扩大生源规模；统招生源的招生宣传工作主要集中在本省，外省主要以自考生源为主；对于那些出差到外地去进行招生宣传的教职员工给予一定的差旅费报销和生活补贴；并号召全院教职员工积极加入到招生工作中来，为学院的稳定发展奉献自己的力量。

假设你是该学院办公室秘书，请根据院长办公会会议要求写份会议纪要并下发各分院及部门。

2．病文纠错。

×军发〔2004〕6号

为了抓好全军政治思想工作，省军区政治部于2004年×月×日，在南京召开省军区政治思想研讨会。这次会议还受到有关政治思想工作的研讨论文52篇，10位同志在会上宣读了论文。会后，评选出优秀论文20篇，颁发了奖品。会议首先听取了军政治部主任×××同志的报告，并且进行了热烈的讨论发言，交流了政治思想工作的研究成果，总结了政治思想工作的经验，达到了预期的目的。参加啊这次会议的有军政治部主任×××同志、副主任××同志，一些省市的领导也列席了这次会议。