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中国档案学史:档案立卷流程解析

时间:2023-12-03 百科知识 版权反馈
【摘要】:他认为“档案者以案为单位,非以件为单位”。他还根据各类档案的不同性质提出了不同的立案(组卷)方法,如组织类的档案应以一机关为立案单位,任免类的档案可以职位为单位立案,报告类的档案以每一报告为单位立案等。殷仲麒认为“所谓编卷,即系将已分类之文件,编辑案卷,使文件有归宿之意”。

中国档案学史:档案立卷流程解析

七、关于档案立卷(立案、编案、编卷)

何鲁成说:“归卷为档案管理中最重要之一种工作。”他认为“档案者以案为单位,非以件为单位”。他还根据各类档案的不同性质提出了不同的立案(组卷)方法,如组织类的档案应以一机关为立案单位,任免类的档案可以职位为单位立案,报告类的档案以每一报告为单位立案等。黄彝仲认为归类就是“将实际案卷依其性质,比照分类法之项目归入各类,并标以号码,使有排比之次序”。他把归类分为两步:第一步将应归类的文件确定分入那一类别,第二步就是编案。他认为需要编案的文件必须具有独立的内容,编在一案里的文件“均系同一性质,同一分类号码”,“凡文件无案可归者,得另编新案,如有前案者,即径归入前案”。他将这项工作称之为“归件”,而编成一案的文件都用卷夹储存,故被称为“卷”。秦翰才将立卷定义为:“在交付归档之多数文件中,就其每一事件编为一卷,是为立卷。”他认为“办理文书,以一事一文为原则,编辑案卷亦以一事一卷为原则。一事一文,所以便编卷;一事一卷,所以便查卷”。同时他还提出了一些“变通办法”。殷仲麒认为“所谓编卷,即系将已分类之文件,编辑案卷,使文件有归宿之意”。他在分析当时流行的几种编卷方式之后提出了五项立卷条件:第一,必须有适当之卷名;第二,必须有独立之内容;第三,必须有演变之扩展性;第四,必须与其他案卷无连贯之关系;第五,必须以案为立卷之单位。他认为“文件归卷,亦不外分与合,分——为分别机关立卷,合——为分案立卷,亦即成立专卷是也……此为分机关立卷与分案立卷之原则,总之,立卷之分与合,须视案情之经常与临时公文数量之多与寡,酌量实际需要可也”。(www.xing528.com)

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