养老机构培训档案的规范管理，可以为员工的职业发展及绩效考核、晋升、奖惩提供重要依据，可以为养老机构培训工作持续开展提供知识和经验的积累。养老机构应将培训档案管理工作作为一项重要工作来抓。
（一）培训档案管理原则
1.集中管理原则
养老机构人力资源部为养老机构培训档案的归口管理部门。
2.责任明确原则
养老机构人力资源部总监或养老机构人力资源部主任为培训档案管理的第一负责人；养老机构人力资源部培训主管为培训档案管理员。
3.重点管理原则
对重点人员（如高层领导、核心骨干、储备干部、晋升人员等）的培训档案应进行单独管理。
（二）员工培训档案的管理
1.培训档案范围
（1）员工培训档案。
员工培训档案是对员工自进入养老机构工作开始所参与过的各种培训活动的详细记录。员工的培训记录内容包括以下各项。
①入职培训：该员工接受各种培训课程的课程名称、内容、时间、出勤记录，参与有关考试的试卷，培训人员对该员工的培训评估及员工参加培训后的心得体会或总结报告等。
②在岗培训：员工在养老机构期间参与各类培训课程（或岗位继续教育）考勤记录、课程情况、考试成绩、评估表格、总结报告、证书原件或复印件等；在工作期间，员工自费参加社会上举办的各类业余进修课程的成绩报告单与结业证书复印件等有关材料。
③员工培训记录包括电子文档和实物。
（2）培训项目档案
培训项目档案是指在组织培训过程中所有与培训有关的文档记录，如培训方案或计划、费用预算和支出、审批意见、培训通知、培训手册、培训总结、评估报告、学员基本信息、照片、录像、课程资料、考试试卷等，包括电子文档和实物。
（3）培训课程档案。
培训课程档案是指自行组织开发课程或外部引进课程所产生的所有与课程有关的文档和资料，如参考书籍、课程PPT和讲义、讲师手册、学员手册、照片和录像资料等，包括电子文档和实物。
2.档案管理
（1）员工培训档案管理。
养老机构按统一格式建立《员工培训记录表》，记录员工参加培训情况。
员工培训记录采取连续累计记录方式，每6个月记录保存为一个文件，每月5日养老机构人力资源部将培训记录汇总。
养老机构培训主管应在组织培训或负责培训项目结束后，在5个工作日内完成员工培训纪录归档工作和培训记录更新。(www.xing528.com)
重要岗位员工（如高管、储备干部、晋升人员、核心骨干等）培训记录除按要求单独建立电子文档外，参加培训后的实物记录档案，如试卷、实习报告等资料原件应予以保留，以备长期跟踪。员工培训档案将与其工作档案一起作为对员工晋升、晋级、加薪时的参考依据。
（2）培训项目档案管理。
①为保证养老机构培训工作开展的持续性和连贯性，确保经验和知识的有效果传承，对于重要培训项目、时间跨度长的培训项目、持续开展的培训项目（如企业文化培训、新员工培训班）应建立《培训项目档案》，完整保留在组织培训过程中所有与培训有关的文档记录资料。
②培训项目档案由培训部门建立和保管。归档工作应在培训项目结束后10个工作日内完成，跨月度培训项目须每月进行一次整理归档。
③《培训项目档案》内容包括项目名称、课程名称、内容等。
④培训项目档案属于养老机构的机密资料，未经授权审批不得借阅或复制。
⑤养老机构人力资源部定期对各级单位培训项目的档案建立、保管情况等进行检查。
（3）培训课程档案管理。
养老机构组织开发或引进的培训课程是养老机构的资产，也是养老机构的机密，必须予以严格的管理。
养老机构自行开发的培训课程，在课程评审完成后应将课程PPT和讲义、讲师手册、学员手册、视频资料和参考书籍等整理归档（包括电子文档和实物）。
养老机构引进的培训课程在培训结束后，培训组织者将学员手册、课程PPT或参考书籍等资料整理归档。
培训课程档案在养老机构由人力资源部培训主管负责管理。
培训课程电子文档严禁复制给规定使用人员外的任何人员，实物文档可以借阅，但需经过档案管理部门负责人审批同意。
3.培训档案存放
培训档案须存放安全，妥善保管，杜绝散失、遗失。
4.培训档案借（查）阅
培训档案须获得借（查）阅人部门负责人和人力资源部门负责人批准后方可借（查）阅（包括复印）。
培训档案借（查）阅应填写《培训档案借/查阅申请表》，借阅期限不得超过两周，到期必须归还。
借（查）阅培训档案的人员必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、标注、撕拆、抽调、销毁和转借档案材料。不准泄露或向外公布档案内容。
借（查）阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，培训主管/专员应当立即报告部门负责人。
5.培训档案移交
培训档案保管人员职位调动或离职时，须与交接人员，办理档案移交工作，并填写《培训档案材料移交表》。
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